Welche Daten werden für Abrechnungszwecke im System gespeichert?

Jedes moderne EDV-gestützte System benötigt Betriebsdaten um zu funktionieren.

Es ist gelungen, auf die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten weitestgehend zu verzichten. Es werden die bereits im Rechenzentrum angelegten Accounts genutzt. Das System selbst arbeitet mit den Nutzerkennungen des Rechenzentrums und kann deshalb auf das Halten und Erheben von personenbezogenen Datenbeständen verzichten. Es werden nur die Umsätze der einzelnen Transaktionen bis zur vollständigen uniweiten Abrechnung incl. Zahlungseingängen gehalten. Die Druckauftragsdaten werden nach dem Ausdruck gelöscht. Nicht gedruckte oder erneut gespeicherte Aufträge werden nach 120 Stunden automatisch gelöscht.

Welche Daten werden an die Firma RICOH für die Erstellung der Abrechnungen weitergeleitet?

Die Firma RICOH bekommt pro Abrechnungszyklus (Quartal) einen Datensatz, in dem nur die Umsätze pro Kopierabrechnungscode aufgeschlüsselt nach Druck und Kopiernutzung enthalten sind.

Die Firma RICOH erhält keine nutzerbezogenen Daten.

Wie funktioniert das Abrechnungsverfahren?

Die Firma RICOH erstellt auf Basis der zur Verfügung gestellten Daten eine Rechnung pro Abrechnungscode. Diese enthält nur die nach Druck- und Kopiernutzung aufgeschlüsselten Gesamtumsätze des jeweiligen Abrechnungscodes.

Diese Rechnung wird an die im Kopierabrechnungscodeantrag festgelegten E-Mail-Adressen versandt.

Zusätzlich erhalten die Rechnungsempfänger eine detaillierte Aufstellung der Umsätze der einzelnen Nutzerkennungen per Mail. Diese Aufstellung enthält keine Angaben zu den Inhalten und Titeln der gedruckten Dateien. Es werden nur Umsätze dargestellt, die für die sachliche Prüfung erforderlich sind. Diese zusätzlichen Daten erhält die Firma RICOH nicht.

Wer zahlt die Rechnung?

Die Rechnung wird von den Einrichtungen als Inhaber des Kopierabrechnungscodes zu Lasten ihrer Haushaltsmittel gezahlt.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich die Rechnung für fehlerhaft halte?

Nur die Nutzerinnen und Nutzer können ihre eigenen Daten im sogenannten „Benutzer Dashboard“ einsehen. Keine andere Person hat Zugang zu den dort einzusehenden Daten. Selbst dort werden keine Angaben zu den Inhalten und Titel der zur Abrechnung gestellten Umsätze angezeigt.

Wie werden Adressen für den Rechnungsempfang geändert?

Für jeden Abrechnungscode werden zwei E-Mail-Adressen eingetragen. Diese Adressen werden den Anbietern genannt für den Versand von Rechnungen und Aufstellungen zur Nutzung der Dienste. Die Beauftragten für die Abrechnungscodes können in der Administrationsanwendung zur Pflege der Berechtigungen auch diese Mailadressen jederzeit selbst ändern. Es ist nicht notwendig, hierfür Anbieter von Diensten direkt zu kontaktieren.