Wie funktioniert die Scanfunktion der Geräte?

Hinweise zur Nutzung der Scanfunktionen der Multifunktionsgeräte

Sie können unter drei verschiedenen Scanverfahren wählen:

• Scan to Mail (mit möglicher OCR-Bearbeitung)
• Scan to Folder (mit möglicher OCR-Bearbeitung)
• Scannen direkt auf USB-Stick oder SD-Karte (Ohne OCR-Bearbeitungsmöglichkeit)

OCR (Optische Zeichenerkennung, englisch: optical character recognition) ist der Fachbegriff für die Erkennung von Texten in Bildern. Die Optische Zeichenerkennung ermöglicht es aus gescannten Bildern bearbeitbare und durchsuchbare Dateien zu generieren.

Scan to Mail

Möchten Sie Dokumente scannen und per E-Mail an Ihre eigene Mail-Adresse versenden, nutzen Sie die Funktion „Scan to Mail“. Nachdem Sie den entsprechenden Button angewählt haben, können Sie Ihr Dokument mit den Standardeinstellungen scannen und per Mail versenden. Standardmäßig ist dabei das Format „PDF (durchsuchbar)“ eingestellt.

Um unser Mailverfahren nicht zu überlasten, werden große Scandateien in Ihrem Dashboard zum Download bereitgestellt und Sie erhalten einen Hinweis darüber per Mail.

Scan to Folder

Über die Funktion „Scan to Folder“ lassen sich die erzeugten Dateien nach dem Scannen und der von Ihnen gewählten Dateiverarbeitung direkt auf Ihrem persönlichen Home-Netzlaufwerk speichern. Bei dieser Übertragung gibt es keine Größenbeschränkungen und Sie können das Zielverzeichnis mit einer Verknüpfung auf dem Desktop oder in Ihrem Standardarbeitsverzeichnis schnell erreichen.

Scannen auf einen USB-Stick oder eine SD-Karte

Über die Funktion „Scannen (USB/SD)“ wird Ihr Scan mit den gewählten Einstellungen direkt auf das am Multifunktionsgerät eingesteckte Speichermedium gespeichert. Bei der direkten Speicherung auf Speichermedien stehen die serverseitigen OCR-Dateibearbeitungen nicht zur Verfügung! Die Speichermedien müssen mit FAT 32 formatiert sein und dürfen max. 32 GB Speicherkapazität haben.

Wichtiger Hinweis!

Bitte beachten Sie die Detailinformationen zu den jeweiligen Funktionen.

Die Multifunktionsgeräte können beidseitig in einem Zug scannen. Hierzu benötigen Sie für 100 Doppelseiten in Vollfarbe mit 300 dpi Auflösung und Speicherung auf einen USB-Stick unter zwei Minuten. Hierbei entsteht eine PDF-Bilddatei von über 100 MB Größe. Wenn Sie diese anstatt auf einen USB-Stick zu speichern über unser Netzwerk an den Scanserver übermitteln und dort aus der gecannten PDF-Bilddatei eine bearbeitbare PDF oder gar direkt ein bearbeitbares Word-Dokument erstellen lassen, benötigt der OCR-Scanserver hierfür Rechenleistung und je nach Auslastung und Art der Scanvorlage auch eine entsprechende Rechenzeit. Bei der Auswahl „Scan to Mail“ muß die gescannte Datei dann auf dem Dashboard zum Download bereitgestellt und eine entsprechende Hinweismail mit Link versandt werden. Wenn Sie die vorzuziehende Funktion „Scan to Folder“ nutzen, muss aus Datenschutzgründen die Datei auf einem Zwischenspeicher mit Ihrer RZ-Kennung abgelegt werden. Dieser Zwischenspeicher wird in festgelegten Zeitintervalen überprüft und die vorhandenen Dateien in die Scanjobs-Verzeichnisse der Nutzer in Ihren RZ-Home-Netzlaufwerken abgelegt. Auch dieser Prozess bedarf Rechenleistung und je nach Auslastung der Systeme Rechenzeit.

Sollten Sie keine OCR-Bearbeitung Ihrer Datei benötigen, welchseln Sie bitte das Zieldateiformat vor dem Scannen von PDF (durchsuchbar) in PDF (Bild). Damit erreichen Sie eine schnellere Bereitstellung Ihrer Scandatei und Entlastung des OCR-Servers.

Scan to Mail

Scannen an eine Mailadresse

Wählen Sie den „Scan to Mail“ - Button

Voreingestellt ist die zugeordnete Mailadresse der bei der Anmeldung genutzten RZ-Kennung. Die Adresse, an die das Dokument geschickt wird, zeigt das Gerät beim Aufruf der Scanfunktion an, so dass Sie die Adresse kontrollieren können. Es ist möglich, am Gerät eine andere Adresse als Empfänger einzutragen, die allerdings nicht gespeichert wird.  Sollte die verknüpfte Mailadresse fehlerhaft sein, wenden Sie sich bitte an die Benutzerverwaltung des Rechenzentrums unter anmeldung@rz.uni-kiel.de. Denken Sie bitte daran, die zu korrigierende Kennung zu nennen.

Scaneinstellungen

Über den Button Ausgabeformat können Sie unterschiedliche Dateiformate auswählen.

Durch scrollen können Sie alle Möglichkeiten sehen.

Um weitere Einstellungen zu tätigen, müssen Sie den Button „Ändern“ auswählen.

Auch hier können Sie durch scrollen der Anzeige weitere Auswahlmöglichkeiten erreichen.

Mit dem OK-Button übernehmen Sie Ihre Einstellungen.

Scan to Folder

Scannen in einen Ordner

Mit dem Button „Scan to Folder“ lassen sich die erzeugten Dateien nach dem Scannen und der von Ihnen gewählten Dateiverarbeitung direkt in Ihrem persönlichen Home-Netzlaufwerk speichern.

Zu jeder Rechenzentrumskennung gehört ein persönliches Home-Netzlaufwerk auf einem Windows File Server des Rechenzentrums. Ein gesonderter Antrag zur Einrichtung dieses Home-Netzlaufwerk ist nicht nötig.

Bei der erstmaligen Nutzung dieser Funktion wird vom Rechenzentrum automatisiert in diesem Home-Netzlaufwerk ein Ordner mit der Bezeichnung Scanjobs erzeugt und Ihre Scans dort gespeichert.

In der zentralen Verwaltung ist das Home-Netzlaufwerk in der Regel bereits eingebunden und wird in der Laufwerksübersicht angezeigt. Wenn dieses Laufwerk nicht angezeigt wird, können Sie es selbst einbinden. Nutzen Sie hierzu die Anleitung des Rechenzentrums zum Verbinden mit dem Netzlaufwerk oder wenden Sie sich an Ihre Gerätebetreuung.

Home-Laufwerk einbinden

Aus Datenschutzgründen darf die Firma RICOH mit ihrem Partner Kofax nicht auf Ihr persönliches Home-Verzeichnis zugreifen, deshalb wird Ihr Scan nach der Bearbeitung erst auf einem RICOH-Scan-Server mit Ihrer Kennung abgelegt. Ein Rechenzentrumsprozess überprüft diesen Server in festgelegten Zeitintervallen und speichert die Scans in dem jeweiligen Ordner Scanjobs der Nutzer.

Nach dem Auswählen der Funktion gelangen Sie auf die nachfolgende Funktionsseite.

Bitte beachten Sie, dass Sie wegen der notwendigen automatisierten Zuordnung Ihrer Datei den Dateinamen nicht am Multifunktionsgerät editieren können.

Über das Feld Ausgabeformat können Sie den Scan in die dargestellten Formate wandeln lassen.

Bitte beachten Sie, dass die Wandlung der gescannten Bilddateien, in z.B. durchsuchbare PDF oder in eine Worddatei, entsprechend der Dateigröße Rechenzeit auf dem OCR-Server benötigt. Zusammen mit dem Zeitverzug der Intervallabfrage des RICOH-Scan-Servers führt dies zu einer zeitlichen Verzögerung bei der Bereitstellung der Dateien in Ihrem Scanjobs-Verzeichnis.

Scannen auf USB-Stick oder SD-Karte

Wählen Sie oben links den Button in der Kopfleiste.

Wählen sie nun den Button aus.

Stecken Sie die gewünschten Speichergeräte (USB-Stick oder SD-Karte) ein und achten Sie darauf, dass der Schreibschutz deaktiviert ist. Die Speichermedien müssen mit FAT 32 formatiert sein und dürfen max. 32 GB Speicherkapazität haben.

Die eingesetzten Speichergeräte werden Ihnen danach angezeigt.

Wählen Sie das Speichermedium und danach den Speicherort aus.

Über den Button können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Vor allem die Auflösung, einseitig/zweiseitig, schwarzweiß oder Farbe und den Dateinamen sollten Sie vor dem Scanstart an Ihre Wünsche anpassen.

Nach dem Auswählen des grünen Start-Button wird Ihr Scan mit den gewählten Einstellungen direkt auf dem Speichermedium im ausgewählten Ordner gespeichert. Bei der direkten Speicherung auf Medien am Multifunktionsgerät stehen die serverseitigen Dateibearbeitungen nicht zur Verfügung.

Um Ihre Auswahl zu ändern bzw. zur vorherigen Auswahlmöglichkeit zu gelangen, nutzen Sie die nach links zeigenden Pfeile.

Bitte entfernen Sie Ihre Speichermedien erst nach Betätigung des Buttons und den nachfolgend beschriebenen Vorgaben.

Wählen Sie das zu entfernende Speichermedium aus, falls Sie beide Steckplätze belegt haben!

Sollte nur ein Steckplatz belegt sein, ist das Medium bereits vorausgewählt! Bestätigen Sie mit OK.

Nun können Sie das Speichermedium aus dem Steckplatz entfernen. Das Fenster wird automatisch geschlossen. Sollten Sie den Vorgang unbeabsichtigt ausgelöst haben, müssen Sie das Speichermedium entfernen und den Prozess wiederholen.

Wie kann ich den Einzug und das Vorlagenglas zusammen nutzen?

Klicken Sie auf Einstellungen ändern.

Schieben Sie den Bildschirminhalt mit dem Finger nach oben, damit Sie die nachfolgenden Buttons sehen.

Klicken Sie auf den Button Stapel

Daraufhin wird dieser Button eingefärbt und mit einem Hacken versehen.

Mit einem Klick auf den OK-Button übernehmen Sie die Einstellung Stapeln für den folgenden Scanvorgang.

Nun wird der Scanvorgang auch bei Nutzung des Einzuges nicht nach dem Einzugsvorgang abgeschlossen. Sie können weitere Vorlagen einlegen und durch klicken auf [Starten] fortfahren.

Hierbei können Sie zwischen dem Einzug und der Glasvorlage beliebig oft wechseln. Wenn Sie [Stapel] wählen, wartet das Gerät, bis alle weiteren Vorlagen positioniert wurden, gleichgültig, welche Standardeinstellungen vorhanden sind. Im Display erscheint die nachfolgende Einblendung.

Zum Abschließen des Scanvorganges klicken Sie in der Einblendung auf den nachfolgenden Button.