Rundmails

Zur Verbreitung von Informationen unter den Mitgliedern der Universität gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, z. B. das Intranet oder den Versand von Rundmails. Falls Sie selbst Rundmails versenden lassen möchten, beachten Sie bitte folgende Hinweise:


Der Versand einer Rundmail kann von Einrichtungen der Universität sowie von eingetragenen Hochschulgruppen beantragt werden. Die Genehmigung erfolgt durch die Geschäftsführung des Präsidiums (s.u.); sie setzt vor allem eine dienstliche Begründung oder ein erkennbares allgemeines Interesse der Beschäftigten und/oder der Studierenden voraus. Der Versand erfolgt durch das Rechenzentrum der CAU. Näheres regeln die Richtlinien der CAU über die Versendung von Rundmails, im Folgenden finden Sie die Rahmenbedingungen in Kurzform. Bitte berücksichtigen Sie diese Hinweise, sie dienen einem verzögerungsfreien Ablauf und damit Ihrem eigenen Interesse.

  • Der versandfertige Mailtext sollte zwei bis drei Tage vor dem gewünschten Versandtermin der Geschäftsführung des Präsidiums (s.u.) zugeleitet werden. Eine rechtzeitige Beantragung ist notwendig, da wir gelegentlich Rückfragen haben oder Ihnen Änderungen oder Ergänzungen vorschlagen, sodass sich dadurch der Versand ggf. verzögern kann. Auch kommt es in bestimmten Zeiten zu vermehrten Rundmail-Anfragen, die gelegentlich zu "Wartelisten" führen. Nach Möglichkeit und bei rechtzeitiger Abstimmung berücksichtigen wir auch Wunschtermine für den Versand. Kontaktieren Sie uns gerne schon vorab - eine frühzeitige Ankündigung und Abstimmung von Versandoptionen sichert ein wunschgemäßes Ergebnis.

  • Sie erleichtern uns die Arbeit sehr, wenn Sie den Text nicht als Dokument anfügen, sondern direkt als Mail schicken. Damit behalten Sie gleichzeitig die Kontrolle über die gewünschten Textformatierungen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns nicht um das Layout Ihrer Rundmails kümmern können.

  • Bitte geben Sie unbedingt an, welche Zielgruppe Sie anschreiben möchten. Für den Versand von allgemeinen Hinweisen, Informationen zu Veranstaltungen etc. gibt es jeweils einen Verteiler für die Beschäftigten ("cau-info") und für die Studierenden ("stu-info"). Beim Versand über cau-info können optional auch das IPN und das Klinikum einbezogen werden. Bei stu-info ist eine Selektion nach Fakultäten möglich. Wir weisen Sie allerdings darauf hin, dass Sie über diese Versandlisten nicht alle Beschäftigten bzw. Studierenden erreichen, da die Mitgliedschaft in diesen Listen freiwillig ist (siehe dazu auch die unten stehenden Informationen zu Mailinglisten). Bitte geben Sie genau an, welchen Verteiler Sie nutzen möchten.

  • Eine Absenderadresse mit uni-kiel-Domain (...@...uni-kiel.de) ist zwingend erforderlich. Sie wird beim Versand angegeben und alle Antworten erfolgen ggf. an diese Adresse. Auch stu-mail-Adressen können dafür verwendet werden.

  • Die Betreffzeile muss von Ihnen vorgegeben werden. Wir übernehmen keine Formulierung von Textbestandteilen. Beachten Sie bitte, dass jede Rückfrage zu Verzögerungen im Ablauf führt.

  • Eine englische Textversion ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, aber ausdrücklich erwünscht. Sie muss keine Volltextwiedergabe sein, auch eine Kurzversion oder eine Erläuterung ist ausreichend. Entscheidend ist, dass die nicht Deutsch sprechenden Gäste und Angehörigen unserer Universität erkennen können, ob diese Mail wichtige und relevante Informationen für sie enthält. Auch wenn Sie z. B. auf Veranstaltungen oder Angebote hinweisen, die in deutscher Sprache stattfinden, ist für die ausländischen Gäste ein entsprechender Hinweis in Englisch hilfreich und ein Zeichen von Wertschätzung und Integrationsbereitschaft. Mit Textbausteinen helfen wir Ihnen nach Möglichkeit gerne weiter. 

  • Dateianhänge können nicht versandt werden. Wenn Sie auf weiterführende Informationen verweisen möchten, fügen Sie bitte Links ein.

  • Bitte achten Sie auf korrekte, angemessene und gendergerechte Sprache.

  • Der Versand von Rundmails wird in der Regel pro Institution einmal pro Semester genehmigt. Ausnahmen sind möglich.

Für die Genehmigung und Weiterleitung von Rundmails und bei weiterführenden Fragen wenden Sie sich bitte an

Susanne Mielke-Vesper
smielke@praesidium.uni-kiel.de
Tel. 0431 880 1776

in Vertretung:
Daniela Geißler
dgeissler@praesidium.uni-kiel.de
Tel. 0431 880 1773

Information zu den neuen Mailinglisten für Hochschulangehörige
(Text der Rundmail vom 26.10.2015)

Sehr geehrte Damen und Herren,

als Angehörige der CAU erhalten Sie häufig Rundmails zu sehr unterschiedlichen Themen, zum Beispiel zu kulturellen, wissenschaftlichen oder sportlichen Ereignissen, aber auch zu Bauangelegenheiten oder Sicherheitsfragen. Nicht jeder oder jede möchte über alles informiert werden, und deshalb bieten wir Ihnen ab sofort die Möglichkeit, selbst darüber zu entscheiden, welche Art von Mails Sie bekommen möchten und welche nicht.

Zu diesem Zweck werden nun im Rechenzentrum zwei unterschiedliche Mailinglisten geführt: In der einen sind die Adressen aller Hochschulangehörigen verpflichtend enthalten ("cau-rundschreiben" für Beschäftigte, "studierende" für Studierende), von der anderen können Sie sich abmelden, falls Sie nicht alle Rundmails erhalten möchten ("cau-info" für Beschäftigte, "stu-info" für Studierende). Beim Versand von Rundmails werden wir zukünftig berücksichtigen, ob die Information zwingend alle Beschäftigten bzw. Studierenden erreichen muss oder nicht, und danach die Versandform bestimmen.

Zur Verdeutlichung: Über die verpflichtenden Listen „cau-rundschreiben“ und "studierende" werden beispielsweise Informationen zu Sicherheitsfragen, zum Ausfall von Lehrveranstaltungen, zu personalrelevanten oder allgemeinen Rechtsangelegenheiten versandt werden sowie grundsätzlich zu sämtlichen Angelegenheiten, in denen die Dienststelle eine Informationspflicht gegenüber ihren Beschäftigten hat.

Alle anderen Informationen wie beispielsweise Hinweise auf Veranstaltungen, Teilnahme an Umfragen oder allgemeine Informationsangebote werden zukünftig über die Mailinglisten "cau-info" bzw. "stu-info" verschickt werden, von der Sie sich abmelden können. Wenn Sie sich für eine Abmeldung entscheiden, werden Ihnen allerdings vielleicht doch Hinweise entgehen, die für Sie grundsätzlich interessant wären. Oft finden Sie diese Informationen dann auch auf den Intranetseiten oder der Startseite der CAU. Entscheiden Sie selbst, ob Sie sich lieber aus dem Verteiler abmelden und dafür gelegentlich nach Neuigkeiten suchen oder ob Sie weiterhin alle Mails erhalten möchten.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, sich aus Ihrer info-Liste abzumelden, aktivieren Sie bitte den Link, den Sie am Ende jeder Rundmail finden. Sie müssen die Abmeldung dann nur noch einmal bestätigen und sind damit dauerhaft aus dem Verteiler gelöscht. Sie können diese Abmeldung jederzeit vollziehen; eine Wiederaufnahme kann aber ggf. beim Rechenzentrum beantragt werden.

Ich hoffe, dass wir mit diesem Vorgehen Ihren unterschiedlichen Informationsbedürfnissen entgegenkommen. Weitere Hinweise zu Rundmails finden Sie bei Bedarf in den Richtlinien unter http://www.uni-kiel.de/gf-praesidium/de/innerer-dienstbetrieb/rundmails.

Mit freundlichen Grüßen

Susanne Mielke-Vesper

Geschäftsführerin des Präsidiums