- Zentral verwaltete Lehrräume
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Zentral verwaltete Lehrräume:
Hörsaalbedarfsanmeldungen und –zuweisungen ab WS 05/ 06

(Autoren: C. Kielhorn/UV-180n und Dr. L. Kühnel; Stand: 07.06.2005)

Beginnend mit den Hörsaalbedarfsanmeldungen für das WS 05 /06 kommt ein umgestalteter Verfahrensweg zum Einsatz, der sich im Wesentlichen in den folgenden Punkten vom bisherigen Vorgehen unterscheidet:

Beim alten Verfahren war zu beobachten, dass viele Raumzuweisungen von den Instituten nicht in die UnivIS-Lehrveranstaltungsdaten eingetragen wurden, so dass über UnivIS zur Anzeige gebrachte Raumpläne ein nicht ausreichendes Bild der Raumbelegungen zeichneten. Dies führte zu manchen Problemen und Verzögerungen, z.B. bei der Suche nach freien Räumen und auch bei der Reinigungsplanung. Mit der Eintragung der Belegungen der zentralen Lehrräume durch die Zentrale Verwaltung selbst wird sich ein realitätsgetreues Bild der tatsächlichen Raumbelegung einstellen, sofern diese Daten dann von den Einrichtungen nicht unabgesprochen wieder abgeändert werden. Insofern setzt das neue Verfahren auch an dieser Stelle auf die Kooperationsbereitschaft der Einrichtungen. Die Umstellung auf eine Online-Antragstellung entspricht einem häufig geäußerten Wunsch  der dezentralen Raumbeauftragten und soll insbes. zur Beschleunigung der Verfahrenswege beitragen sowie Papierberge kleiner werden lassen.Zum neuen Verfahren hier noch einige Anmerkungen:
  1. Gegenstand dieses Papiers sind lediglich die zentral verwalteten Lehrräume inkl. der Räume, für die einzelne Institute ein Vorbelegungsrecht haben. Hierbei handelt es sich insbes. um die Räume, die im UnivIS unter Zentrale Verwaltung/ Haushaltsdezernat zu finden sind.
  2. Eine Bedarfsanmeldung kann erfolgen für normale Lehrveranstaltungen (die eine Vorlesungsnummer besitzen) und Einzel- bzw. Sonderveranstaltungen.
  3. Eine Bedarfsanmeldung für eine normale Lehrveranstaltung setzt voraus, dass die Lehrveranstaltung von der Einrichtung bereits in das UnivIS eingepflegt wurde und dort bereits eine Vorlesungsnummer erhalten hat. Bedarfsanmeldungen für derartige Veranstaltungen werden ohne vom UnivIS vergebene Vorlesungsnummern nicht entgegen genommen.
  4. Räume für Einzel- und Sonderveranstaltungen (hierfür wurde im o.g. Webbereich ein separates Formular vorgesehen), die einer Vorlesungsveranstaltung nicht zugeordnet werden können, wie z.B. Tagungen, Kongresse, Habilitationen, Diplomierungsfeiern usw. sowie externe Veranstaltungen werden im UnivIS-Modul „Terminverwaltung“ zugewiesen.
  5. Klausurräume für Vorlesungen im laufenden Semester werden als Zusatztermin bei der entsprechenden Vorlesungsveranstaltung zugewiesen.
    Nachschreibeklausuren vergangener Semester sind wie Sonderveranstaltungen zu behandeln.
  6. Die Beantragung der Räume sollte möglichst online erfolgen. Hierfür wurden 3 Formularvarianten entwickelt, die unter der o.g. Webadresse erreichbar sind:
  7. Als Buchungsbestätigung erhält der Antragsteller eine Email, in der die vorgenommene Raumzuweisung bei der betreffenden Lehrveranstaltung enthalten ist .
    Deshalb für den Versand der Buchungsbestätigung bitte immer die Email -Adresse angeben!
  8. Bei der Erfassung von Lehr- oder Sonderveranstaltungen dürfen von den Instituten selbst nur die institutsinternen Räume und die zentral verwalteten mit eigenem Vorbelegungsrecht eingetragen werden.
    Die Belegung/Buchung der zentral verwalteten Räume erfolgt ausschließlich durch die Zentrale Hörsaalvergabe/180n.
    Im Interesse einer fairen Verteilung der Ressourcen dürfen keine eigenmächtigen Raumbuchungen zentral verwalteter Lehrräume durch die Institute selbst erfolgen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Verursacher solcher Einträge im System ermittelt werden können.
  9. Mit der Änderung des Verfahrens soll erreicht werden, dass die Raumbelegung im UnivIS – zumindest für die zentral verwalteten Lehrräume – korrekt dargestellt wird, so dass für die Antragsteller selbst ein realitätsgetreuer und umfassender Datenbestand als Basis für die eigene Suche nach freien Räumen bereitgestellt wird.
  10. Am sonstigen Verfahrensweg für die Raumverteilung ändert sich nichts. Es wird weiterhin angestrebt, dass jeder Lehrveranstaltung ein Raum in der richtigen Größe und soweit vorhanden, mit der nötigen Ausstattung zugewiesen wird. 
  11. Die individuelle Beratung bei der Raumauswahl oder Unterstützung bei der Vermittlung eines Ausweichraumes bleibt auch weiterhin eine Schwerpunktaufgabe der Zentralen Hörsaalverwaltung.
  12. Vorschläge, Hinweise und konstruktive Kritiken zur Verbesserung der Lehrraumverwaltung und -bewirtschaftung werden vom Dezernat 180 gerne entgegen genommen.
  13. Für Fragen zur Handhabung von UnivIS stehen z.B. die folgenden Kanäle zur Verfügung:
  14. Fragen zur Lehrraumbewirtschaftung beantwortet Ihnen: „180n“ alias
    Frau Ch. Kielhorn
    Haushaltsdezernat - 180 n
    Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
    Olshausenstrasse 40
    D-24098 Kiel
    Tel.:                ++49-(0)431-880-3693
    Fax:                ++49-(0)431-880-4718
    E-Mail:           ckielhorn@uv.uni-kiel.de
Bitte zögern Sie bei noch offen gebliebenen Fragen zur Umgestaltung des Verfahrens nicht, sich an die o.g. Ansprechpartner zu wenden.

Für Ihre Kooperationsbereitschaft sei Ihnen im Voraus herzlich gedankt!


[1] 180n: Laufzeichen von Frau C. Kielhorn im Haushaltsdezernat der Zentralen Verwaltung der CAU

 
Erstellungsinformationen für dieses Dokument:
Autor:

Ch. Kielhorn,
Dezernat 180n

L. Kühnel,
RZ Uni-Kiel
Letzte Änderung: 10.06.2005