2. Zum Personal-und Einrichtungsverzeichnis

Es sei nochmals darauf hingewiesen, dass die alleinige Eintragung einer Person in der UnivIS-Personenverwaltung nicht automatisch zur Berücksichtigung der Person im UnivIS-Personal-und Einrichtungsverzeichnis führt. Hierfür ist vielmehr die Erwähnung der Person unter einer passenden Funktion in der Institutionenverwaltung und eine Veröffentlichungsfreigabe erforderlich.

Die UnivIS-Daten zu einer Person dürfen nur dann zur weltweiten Veröffentlichung freigegeben werden, wenn eine von der Person unterzeichnete Einverständniserklärung vorliegt oder wenn die dienstliche Erreichbarkeit der Person für die Funktion der Universität notwendig ist. Die Entscheidung über das Vorliegen der letztgenannten Voraussetzung liegt nicht bei den einzelnen Datenpflegern, sondern bei den Fakultätsleitungen bzw. bei der Hochschulleitung

Das entsprechende Formular ist im WWW über die Adresse http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/#dserkl abrufbar. Die unterschriebenen Formulare sollen dezentral vor Ort, also bei den datenpflegenden Stellen selbst, archiviert werden.

3. Zum Vorlesungsverzeichnis

Da durch die bisher getätigten Eingaben bereits eine erhebliche Anzahl von Lehrveranstaltungen im System vorhanden ist, sei auf die vom UnivIS angebotene Funktionalität der Übernahme von Veranstaltungen aus alten in neue Semester hingewiesen. Die für das alte Semester vergebenen Vorlesungsnummern werden dabei soweit möglich übernommen, wobei die Nummern des neuen Semesters nicht sofort, sondern erst nach einem expliziten Nummerierungsdurchläufen (s.u.) erscheinen. Je früher die Vorlesungen dabei in das neue Semester übernommen werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass dabei die alte Nummer erneut vergeben wird. Achten Sie bitte bei einer Übernahme darauf, evtl. noch vorhandene alte Raumbelegungseinträge für zentral verwaltete Lehrräume zu löschen. Die Zuweisung der zentral verwalteten Lehrräume im neuen Semester erfolgt generell nur auf Antrag und ausschließlich durch die Zentrale Hörsaalverwaltung.

Studierende haben der Projektgruppe gegenüber den dringenden Wunsch geäußert, daß wenn möglich die Anfangs- bzw. Vorbesprechungstermine zu den jeweiligen Lehrveranstaltungen (über die für diese Angaben vorgesehenen Spezialfelder am Ende des Abschnitts "Zeit und Ort") eingegeben werden sollten.

Auf die Möglichkeit, Lehrveranstaltungen anderer Einrichtungen in die eigenen Studienangebote "einzubauen", sei noch einmal ausdrücklich hingewiesen: Es ist in UnivIS insbesondere möglich, von anderen Einrichtungen angekündigte Veranstaltungen auch im eigenen Veranstaltungsangebot erscheinen zu lassen. Dies geschieht in Form von sog. Importen und Beteiligungen. Nachdem die Lehrveranstaltung von der anderen Einrichtung eingegeben wurde (s. dazu oben unter Fristen), nimmt die importierende (bzw. sich beteiligende) Einrichtung sodann den Import/die Beteiligung selbst vor. Importe erhalten eine eigene Einordnung unter eineÜ berschrift, Beteiligungen dagegen nicht. Genauere Infos dazu findet man im UnivIS-Benutzerhandbuch (http://univis.uni-kiel.de/userman.pdf, Abschnitt 5.7 Lehrveranstaltung importieren; Beteiligung darstellen).

Ferner wird darum gebeten, von den Mechanismen Gebrauch zu machen, die Lehrveranstaltungen für die "allgemeinen" Kapitelüberschriften - Lehrangebot für Hörer/-innen aller Fakultäten, Sprachkurse für Hörer/-innen aller Fakultäten, Englischsprachige Lehrveranstaltungen (in allen 3 Fällen Markierung über zugehörige Knöpfchen unter "Teilnehmerkreis", Sprachkurs-Knöpfchen nur in der PhilFak) sowie Ringvorlesungen (Markierung über einen zugehörigen "Typ der Lehrveranstaltung") - zu kennzeichnen, damit diese dann von zentraler Stelle zusammengeführt werden können. Es werden nur diejenigen Veranstaltungen unter den genannten allgemeinen Überschriften erscheinen, die im UnivIS von den Datenpflegern mit den entsprechenden Mechanismen gekennzeichnet wurden.
Die Graduiertenkollegs, die Zentralen Einrichtungen und die nicht formal institutionalisierten Zentren werden gebeten, ihre Lehrveranstaltungsinformationen in die dafür vorgesehenen Kapitel - Lehrangebot der Graduiertenkollegs und Lehrangebot der Zentren - einzugeben.

Das Kursangebot der Abtlg. Deutsch als Fremdsprache des ZFIM ist in den Pfad Deutsch als Fremdsprache einzugeben.
Da bei den vergangenen Semestern leider nicht durchgehend Raumbelegungsinformationen zu den Lehrveranstaltungen eingegeben waren, wird an dieser Stelle dringend darum gebeten, auch diese Informationen, sobald sie vorliegen, in UnivIS einzugeben, um den Studierenden die Orientierung zu ermöglichen (siehe dazu auch die folgenden Hinweise).

4. Zu den Raumbelegungsinformationen

Es wird nochmals darauf hingewiesen, daß jeder Veranstaltungsraum nur einmal in UnivIS angelegt werden darf, insbesondere um Doppeleingaben und damit mögliche Inkonsistenzen zu vermeiden und eine Vollständigkeit der Informationen (z.B. für die automatisierte Überschneidungsprüfung) zu erreichen. In der Regel sind die Veranstaltungsräume in UnivIS durch die jeweiligen Raumverantwortlichen bereits angelegt worden bzw. noch anzulegen. Sofern Sie einen Raum suchen, können Sie z.B. die festgelegten Raumkurzbezeichnungen als Suchkriterium verwenden.

Informationen zu den verwendeten Raumkurzbezeichnungen finden Sie unter http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/raumkurzbez.html

Es ist festzustellen, dass es leider bereits an einigen Stellen zu Mehrfacheintragungen von Räumen gekommen ist. Die Datenpfleger werden gebeten, soweit ihnen bekannt ist, wer Raumverantwortlicher ist, den von dieser Person eingetragenen Raum auszuwählen. Die Projektgruppe bereinigt regelmäßig die Mehrfacheintragungen von Räumen.

Wichtig wäre allerdings, dass regelmäßig die Raumdaten im UnivIS überprüft und auch Änderungen, die die Ausstattung betreffen, gepflegt werden. Oft fehlt auch der Hinweis, ob der Raum für Rollstuhlfahrer zugänglich ist.

Die zentral verwalteten Räume (z.B. im Audimax, auch Räume der ehemaligen EWF) sind in UnivIS der Institution " Infrastrukturelles Gebäudemanagement" zugeordnet. Dementsprechend liegt dort auch die Raumverantwortung.

Wünsche betr. Belegung eines zentral verwalteten Lehrraums sind online per Webformular einzureichen, entsprechende Zuweisungen werden dann vom Haushaltsdezernat selbst ins UnivIS eingetragen: s. Punkt 5!

5. Zentrale Hörsaalvergabe

Zentral verwaltete Räume finden sich im UnivIS nicht mehr unter "Haushaltsdezernat", sondern nun unter "Infrastrukturelles Gebäudemanagement". Bitte berücksichtigen Sie dieses bei Ihrer Suche nach zentral verwalteten Räumen.

Die Belegung dieser Räume erfolgt jedoch ausschließlich durch Frau Nicke bzw. die zentrale Lehrraumvergabe.

Für die Anmeldung des Hörsaalbedarfs und auch erforderliche Änderungen sollen möglichst nur noch die Webformulare unter http://www.uni-kiel.de/rz/uv/hoersaalbedarfsanmeldung.html
verwendet werden.

Nach sofortiger bzw. zeitnaher Zuweisung eines zentral verwalteten Raumes und Eintrag ins UnivIS durch die zentrale Lehrraumvergabe, wird eine schriftliche Bestätigung künftig nicht mehr erfolgen, da die ergänzten Lehrveranstaltungsdaten im UnivIS angezeigt werden und bei Bedarf selbst auszudrucken sind.

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Die zentrale Hoesaalvergabe richtet die Bitte an Sie, diese Information an alle Mitarbeiter Ihres Institutes weiterzuleiten, da eine weitere Aufforderung zur Abgabe des Hörsaalbedarfes nicht erfolgt.
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Beachten Sie bitte, dass Ihre Hörsaalbedarfsanmeldungen die Nummern der jeweiligen Lehrveranstaltungen enthalten müssen. Die Nummern werden vom UnivIS-System in automatisierter Weise generiert und erscheinen dort in der Regel in kurzem zeitlichen Abstand (Generierung jeweils um 12 und 18 Uhr) nach der Eingabe/Übernahme der Lehrveranstaltungen in das neue Semester.

Praktisch bedeutet das für Sie, dass Sie -bevor Ihnen von der zentralen Hörsaalvergabe ein Raum zugewiesen werden kann- zunächst im UnivIS mit der Eingabe der Lehrveranstaltung beginnen müssen. In diesem ersten Eingabeschritt lassen Sie die Angabe zum Veranstaltungsraum noch unbelegt. Der so begonnenen Lehrveranstaltung wird dann vom UnivIS System eine Vorlesungsnummer zugewiesen. Diese sechs-stellige Vorlesungsnummer ist dann im Formular für die Hörsaalbedarfsanmeldung zu verwenden. Nach Raumzuweisung ergänzt die zentrale Lehrraumvergabe die Lehrveranstaltungsdaten im UnivIS um die entsprechenden Raumbelegungsinformationen.

Aus gegebenem Anlass bittet die zentrale Lehrraumvergabe nachdringlich darum, bei Übernahmen von Lehrveranstaltungen aus vorangegangenen Semestern einen evtl. noch vorhandenen alten Raumeintrag für einen zentral verwalteten Lehrraum zu löschen. Die Zuweisung der zentral verwalteten Lehrräume erfolgt generell auf Antrag und ausschließlich durch die Zentrale Hörsaalverwaltung.

6. Semestereinstellungen im UnivIS

Im Hinblick auf die Dateneingabe für das kommende Semester werden die früheren Ausführungen zur Verlinkung der UnivIS-Datenbestände wieder relevant. Die diesbezüglichen grundsätzlichen Erläuterungen stehen Ihnen unter http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/rundschreiben/20010302.html#grundsaetzliches zur Verfügung.

An dieser Stelle in Kürze:
Zum Zeitpunkt der Rundmail mit der Eingabeaufforderung für das kommende Semester (Bsp.: WS05/06) gibt es im UnivIS lediglich zwei eigenständige, d.h. nicht verlinkte Datenbanken, und zwar für die Lehrveranstaltungen und Überschriften. Alle sonstigen Daten dieses Semesters sind mit den Datenbanken des aktuellen Semesters (Bsp.: SoSe05) verlinkt. So werden sich z.B. Personeneingaben für das kommende Semester auch direkt auf das aktuelle Semester auswirken.

Mit Beginn der neuen Eingabephase wird das Standardeinstiegssemester für den REGISTRIERTEN UnivIS-Zugang (erreichbar über das Knöpfchen "Daten ändern" im UnivIS-Hauptmenü) auf das kommende Semester umgestellt.