- Eingabe und Pflege von Terminen im UnivIS - Veranstaltungskalender
Univis Helpdesk

-- Handreichung als Erste Hilfe für die Datenpfleger --

Abschnitte:
Vorbemerkung: Anlass
Ansprechpartner für Inhalt und Administration des Veranstaltungskalenders
Was gehört in den Veranstaltungskalender und was nicht?
Anzeige des UnivIS-Veranstaltungskalenders im anonymen Zugang
Dezentrale Pflege des Kalenders und Verankerung im Institutionsbaum
Handhabung der UnivIS-Terminverwaltung für die Pflege des Veranstaltungskalenders
 
Anzeige der Termine in einem Wochenplan
Auswahl der anzuzeigenden Kalenderwoche
Anzeige von Terminen
Neue Termine eingeben
Felder für Veranstaltungsname, Veranstalter, Kontaktperson
Einstellen der Kategorie "Termin für Veranstaltungskalender"
(Anfangs-)Datum und Zeiten
Raumangaben
Zusätzliche Veranstaltungsinformationen und URL
Wiederholte Veranstaltungen
Abspeichern von Veranstaltungen
Ändern von Terminen
Veranstaltungsreihen: Umwandlung wiederholter Veranstaltungen in Einzeltermine
Suche nach Terminen (im Datenpfleger-Zugang)
Schlussbemerkung
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Vorbemerkung: Anlass

UnivIS bietet seit längerem die Möglichkeit, einen universitätsweiten Veranstaltungskalender (mit Einzelterminen) zu präsentieren. Das entsprechende Modul wurde in Kiel jedoch bis Ende 2000 nicht genutzt. Vor dem Hintergrund der Einführung einer neuen Universitätszeitung (s. Rundschreiben "Neue Projekte in der Öffentlichkeitsarbeit" der Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) soll nun die diesbezügliche Funktionalität von UnivIS auch in Kiel eingesetzt werden, insbes. um die Veranstaltungskalender-Rubrik der neuen Zeitung aus den dezentralen Termineingaben der Einrichtungen aktuell und schnell erstellen zu können.

Mittlerweile haben die UnivIS-Ersteller das Veranstaltungskalender-Modul im Hinblick auf Erweiterungen in anderen Bereichen umstrukturiert und ausgebaut. Die reguläre Freigabe der neu gestalteten Funktionalität ist angekündigt, aber noch nicht erfolgt. Wie einige von uns durchgeführte Tests zeigen, haben die neuen Funktionen jedoch bereits jetzt einen hinreichenden Grad an Stabilität erreicht. Daher erscheint es angebracht, den UnivIS-Veranstaltungskalender an der CAU auf der Basis der neuen Funktionalität einzuführen und die Kieler Datenpfleger nicht vorher noch durch eine Einarbeitung in das alte UnivIS-Modul zusätzlich zu belasten.

Aufgrund des engen Terminplans der neuen Uni-Zeitung wurde beschlossen, das neue UnivIS-Modul bereits jetzt aktivieren zu lassen, so dass der dezentralen Eingabe und Pflege von Terminen für den Veranstaltungskalender nun nichts mehr im Wege steht.

Aufgrund der vorzeitigen Aktivierung existiert leider noch keine entsprechende offizielle Dokumentation des UnivIS-Erstellers. Daher wurde an dieser Stelle der Versuch unternommen, eine erste Handreichung als Hilfe für die Handhabung der Veranstaltungskalenderfunktionalität im UnivIS zur Verfügung zu stellen.

Ansprechpartner für Inhalt und Administration des Veranstaltungskalenders

Die Federführung für die inhaltliche und administrative Gestaltung und den Betrieb des UnivIS-Veranstaltungskalenders der CAU liegt bei der Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Zentralen Verwaltung.

Die Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit behält sich insbes. die inhaltliche Kontrolle der Einträge im Internet-Veranstaltungskalender vor.
Im Internet werden grundsätzlich alle inhaltlich in den Kalender gehörenden Veranstaltungen abgebildet, für die neue Uni-Zeitung erfolgt aus Platzgründen eine Auswahl.

Was gehört in den Veranstaltungskalender und was nicht?

Der Veranstaltungskalender soll nur für Veranstaltungen verwendet werden, die für ein breites Publikum gedacht sind und weder Vorkenntnisse noch andere Voraussetzungen erfordern.

Tagungen, Kongresse und Weiterbildungen sowie alle Veranstaltungen für Studierende sind nicht hier, sondern an anderer Stelle abzubilden.

Im Zweifelsfall sollte die Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Kontakt: s.o.) eingeschaltet werden.

Anzeige des UnivIS-Veranstaltungskalenders im anonymen Zugang

Als anonymer Benutzer kann man die im Veranstaltungskalender eingetragenen Termine zur Anzeige bringen, indem man im Hauptmenue auf das Knöpfchen "Veranstaltungskalender" klickt. Man erhält damit eine chronologische Liste der eingetragenen Veranstaltungen. Abgelaufene Einträge werden nicht angezeigt.

Das Standardanzeigeformat ist "Ausführlich". Durch Auswahl der Einstellung "Kompakt" in einem zugehörigen Optionsfeld ganz oben unter der Überschrift "Veranstaltungskalender" und anschliessendes Betätigen des Knopfes "anzeigen" kann jedoch in eine konzisere Darstellungsform umgeschaltet werden. Klickt man in der kompakten Darstellung auf den Namen einer Veranstaltung, so werden die zugehörigen ausführlichen Informationen zur Anzeige gebracht.

Dezentrale Pflege des Kalenders und Verankerung im Institutionsbaum

Dem generellen Konzept folgend, geschieht auch die Eingabe und Pflege der Einträge im Veranstaltungskalender dezentral in den jeweiligen Einrichtungen, die die Veranstaltungen anbieten. Für die entsprechenden Arbeiten ist also ein dort bereits vorhandener lokaler UnivIS-Zugang zu nutzen bzw. es muss ggfs. ein neuer Zugang eingerichtet werden. In letzterem Fall sollte man sich an den oder die zuständigen UnivIS-Admin(s) wenden. Auf der Suche nach einem Kontakt kann z.B. unsere Ansprechpartnerliste Hilfestellung leisten. Ansonsten ist die UnivIS-Projektgruppe auch hier gerne behilflich.

Wie Lehrveranstaltungen, Personen und Räume sind auch Veranstaltungskalendertermine immer einem Knoten des durch UnivIS abgebildeten Institutionsbaumes der Universität zugeordnet, sie gehören dann dieser Institution.

Handhabung der UnivIS-Terminverwaltung für die Pflege des Veranstaltungskalenders

Die entsprechende Funktionalität steuert man über das Knöpfchen "Terminverwaltung" in der linken Spalte des Hauptmenues für UnivIS-Datenpfleger an. Es erscheint ein Formular "Termin auswählen", in dem ganz oben links die aktuell ausgewählte Institution in gewohnter Weise angezeigt wird. Will man zu den Terminen anderer institutioneller Einheiten wandern, so ist wie gewohnt über die aktiven Links "Einrichtung" bzw. "Fakultät", "Bereich" und "Teilbereich" zu navigieren.

Anzeige der Termine in einem Wochenplan

Ein Grossteil des Formulars wird durch den angezeigten Wochenplan belegt, der die in einer Woche stattfindenden Termine der ausgewählten Institution anzeigt. Für jeden Tag der Woche gibt es hier eine eigene Zeile, der aktuelle Tag wird farblich hervorgehoben angezeigt. Die an einem Tag stattfindenden Termine sind rechts neben der Tagesangabe aufgelistet. Jeder Eintrag beginnt mit den Veranstaltungszeiten, es folgt ein Knöpfchen fur die Auswahl der Veranstaltung, schliesslich kommt der anklickbare Veranstaltungstitel, wobei ein entsprechender Klick auf die detaillierten Veranstaltungsinformationen mit Änderungsmöglichkeit führt.

Auswahl der anzuzeigenden Kalenderwoche

Rechts oben hat man die Möglichkeit, zur Anzeige der Termine anderer Kalenderwochen (KW) zu wechseln. Dies geschieht entweder schrittweise durch Anklicken von "<" bzw. ">" oder direkt durch Anwahl von "Gehe zu". In letzterem Fall bekommt man ein Formular, in dem man über "<" und ">" zu anderen Jahren, durch Anklicken von Monatsnamen zu anderen Monaten und durch Anklicken von einzelnen Tagen bzw. direkt von KWs zu den zugehörigen Kalenderwochen wandern kann. Ein Klick auf "Diese Woche" führt wieder zurück zum Wochenplan der aktuellen Woche, der Knopf "Dieser Monat" liefert das Formular zum Auswählen eines Datums aus dem aktuellen Monat.

Anzeige von Terminen

Hat man eine Woche zur Anzeige ausgewählt, so findet man im Ausgangsformular "Termin auswählen" unter dem Wochenplan den Knopf "Termin anzeigen". Über die jeweiligen vorangestellten Knöpfchen einzeln ausgewählte bzw. alle Veranstaltungen des Plans kommen damit zur Anzeige. Das Optionsfeld "Anzeigemodus" bietet dabei die Auswahlmöglichkeiten "Liste", "Überschneidungen" und "XML". Eine Überschneidung liegt vor, wenn sich zwei Veranstaltungen zeitlich in einem Raum überlappen. Bei der Einzelanzeige von Terminen wird auch ein Knopf "Termine" sichtbar. Dieser erlaubt die Auflistung von generierten Veranstaltungseinträgen bei wiederholten Terminen (Erläuterung folgt unten).

Neue Termine eingeben

Oberhalb des Wochenplans ist der Knopf "Neuer Termin" untergebracht, sofern der aktuelle UnivIS-User für die eingestellte Institution und die eingestellte Kalenderwoche Einträge machen darf. Ein Klick auf diesen Knopf führt in das Formular "Termin anlegen". Das Formular entspricht dem Formular "Termin editieren", welches man bekommt, wenn man bei der Anzeige eines einzelnen Termines auf den Knopf "Ändern" klickt.

Felder für Veranstaltungsname, Veranstalter, Kontaktperson

Im Feld "Name des Termins:" bringt man den Veranstaltungstitel unter (Bsp.: "Lehrwanderung des Botanischen Gartens"). Das Pflichtfeld "Veranstalter:" ist für die Aufnahme einer veranstaltenden Person, Personengruppe oder Institution vorgesehen. Zu beachten ist, dass es nicht aus der UnivIS-Personenverwaltung gespeist wird, d.h. es handelt sich hier um ein frei belegbares Textfeld. Die Angaben im nachfolgenden Feld "Kontaktperson:" sind dagegen direkt mit der UnivIS-Personenverwaltung verbunden. Daten zu den hier angegebenen Kontaktpersonen werden aus der UnivIS-Personendatenbank extrahiert. Andersherum: Eine hier angegebene Person muss in der Personenverwaltung vorhanden sein. Die Auswahl der Person geschieht auf UnivIS-übliche Art. Geben Sie hier z.B. nur den Nachnamen an, so bietet UnivIS Ihnen im nächsten Schritt zunächst alle Personen mit dem angegebenen Nachnamen zur Auswahl an.

Einstellen der Kategorie "Termin für Veranstaltungskalender"

Stellen Sie bei der hier beschriebenen Pflege von Veranstaltungskalendereinträgen im nächsten Feld "Termin im Veranstaltungskalender anzeigen:" bitte immer "ja" und im nächsten Feld "Interner Termin:" immer "nein" ein. (Die sonstigen Einstellmöglickeiten beziehen sich auf eine später noch freizugebende Funktionalität und werden daher hier nicht erörtert.)

(Anfangs-)Datum und Zeiten

Unter "Datum" sollten Sie dann auf "Setzen" klicken, um aus dem Kalender das Veranstaltungsdatum durch direktes Anklicken auszuwählen. Geben Sie dann unter "Uhrzeit/von" und "Uhrzeit/bis" die Beginn- und Endzeit der Veranstaltung an. Beide Angaben sind Pflichtfelder, d.h. UnivIS erwartet hier zwingend eine Angabe.

Raumangaben

Schliesslich erhält man unter "Räume" die Möglichkeit, einen Veranstaltungsraum anzugeben. Wie bei der Lehrveranstaltungseingabe erfolgt hier die Auswahl aus der Raumliste des aktuellen UnivIS-Users (weitere Infos zur Raumliste entnehme man dem UnivIS-Manual, welches z.B. unter http://univis.uni-kiel.de/userman.pdf abrufbar ist). Weitere Optionsfelder für die Angabe von zusätzlichen Veranstaltungsräumen erhält man über den Knopf "Zusätzliche Räume", eine eventuell erforderliche Erweiterung der persönlichen Raumliste kann man über den Knopf "Neue Räume aufnehmen" bewerkstelligen. Auch an dieser Stelle ist natürlich darauf hinzuweisen, dass Räume erst nach verbindlicher Zuweisung des jeweiligen Raumverantwortlichen hier eingetragen werden dürfen.

Zusätzliche Veranstaltungsinformationen und URL

Wenden wir uns zunächst den letzten grundlegenden Feldern zu. Dies sind "kurze Beschreibung:" und "URL für weitere Informationen:" unten im Formular. Letztgenanntes Feld ist für die Angabe einer WWW-Adresse vorgesehen, unter der weitergehendes Infomaterial zu der Veranstaltung abgerufen werden kann. Im Textfeld "kurze Beschreibung:" können Sie Kurzhinweise zum Termin hinterlegen. Dabei sind die UnivIS-üblichen elementaren Formatierungsmöglichkeiten gegeben.

Wiederholte Veranstaltungen

Nun zu den Eingabefeldern, die der Spezifikation von wiederholten Terminen dienen. Direkt unter der Zwischenüberschrift "Wiederholung" finden Sie untereinanderstehend sechs anklickbare Knöpfchen, von denen genau eins auszuwählen ist. Standardmässig ist "keine" (Wiederholung) aktiviert. Der angegebene Termin ist damit ein absoluter Einzeltermin ohne jegliche Wiederholungen und findet nur an dem unter "Datum" gesetzten Tag statt. Die anderen Knöpfchen bieten nun die Möglichkeit, Termine zu spezifizieren, die in einem Zeitraum von Tagen entweder durchgehend oder in einem strengen Rhythmus stattfinden. Ein als wiederholter Termin in der Terminverwaltung spezifizierter Termin erzeugt dann im Veranstaltungskalender mehrere Einträge, nämlich für die generierten Veranstaltungstage im angegebenen Veranstaltungszeitraum. Für jeden solchen Tag werden die in den sonstigen Feldern eingegebenen Infos zum Termin wiederholt angezeigt. Die Verwendung eines wiederholten Termins macht also im Prinzip keinen Sinn, wenn für die einzelnen Veranstaltungstage jeweils spezielle/eigene Angaben gemacht werden sollen. Bei Veranstaltungsreihen kann es jedoch durchaus sinnvoll sein, die Reihe zunächst als wiederholte Veranstaltung einzugeben und anschliessend aus den generierten Terminen durch Änderung wieder Einzeltermine zu machen: hierauf wird im Abschnitt Veranstaltungsreihen: Umwandlung wiederholter Veranstaltungen in Einzeltermine eingegangen.

Das System ist im Moment so eingestellt, dass nur solche Termine für den Veranstaltungskalender zugelassen werden, die höchstens fünf Einträge im Kalender generieren.

Bei den wiederholten Terminen sollten Sie durch Betätigen des Knopfes "Setzen" hinter "Letzter Termin:" ein Schlussdatum setzen. Die Auswahl geschieht analog zur oben beschriebenen Angabe des (Anfangs-)"Datum"s.

Das Knöpfchen "Blocktermin" ist für durchgehende Termine gedacht, die von einem Tag T1, Uhrzeit U1 durchgehend bis zu einem Tag T2, Uhrzeit U2 (sozusagen im 24h-Betrieb) stattfinden. Dabei trage man die Uhrzeiten U1 und U2 in die Felder "Uhrzeit/von" und "Uhrzeit/bis" ein. Im Veranstaltungskalender bekommt die Veranstaltung am Tag T1 die Zeitangabe "ab U1", an den mittleren Tagen die Angabe "durchgehend" und am Schlusstag "bis U2".

Mit den restlichen Knöpfchen hat man die Möglichkeit, bei nicht-durchgehenden wiederholten Veranstaltungen einen Veranstaltungsrhythmus zu spezifizieren. Das Formular dürfte an dieser Stelle selbsterklärend sein.

Wie erwähnt, generieren wiederholte Termine i.a. mehrere Einträge im Veranstaltungskalender. Die Daten der generierten Einträge bekommt man über den Knopf "Termine" bei der Einzel- oder Listenanzeige von Terminen.

Abspeichern von Veranstaltungen

Ist die Eingabe abgeschlossen, klickt man unten auf "Speichern", wodurch sich der Termin anschliessend auch im Wochenplan zeigen sollte. Gibt es eine zeitliche und räumliche Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung, so erhält man eine Warnung mit der Möglichkeit, die entsprechenden Angaben zu modifizieren oder die Warnung zu ignorieren.

Ändern von Terminen

Sollen die Daten eines Termins geändert werden, so ist dieser Termin zunächst anzuwählen. Dies geschieht z.B. durch direktes Anklicken im Wochenplan. Ist der Termin durch den aktuellen UnivIS-User änderbar, so bekommt man im nächsten Formular "Termine anzeigen" einen Knopf "Ändern" angeboten, der dann wiederum auf das Formular "Termin editieren" führt. Letzeres ist analog zum oben beschriebenen Formular für die Neueingabe von Terminen zu behandeln. Hinweis: Abgelaufene Termine sind im Interesse der Archivierungssicherheit nicht mehr änderbar.

Veranstaltungsreihen: Umwandlung wiederholter Veranstaltungen in Einzeltermine

Gelegentlich kommt es vor, dass man eine Reihe von Veranstaltungen einzugeben hat, die unter einer gemeinsamen Flagge segeln und sich nur durch wenige Angaben unterscheiden. Zu denken wäre hier beispielsweise an die Einzelveranstaltungen einer Ringvorlesung. Der Titel der Ringvorlesung müsste bei allen Einzelterminen auftauchen, eine Unterscheidung geschieht i.W. nur durch die Angabe eines Vortragenden und eines Vortragstitels.

In solchen Fällen bietet sich das folgende Vorgehen an: Man lege die Veranstaltungsreihe als wiederholte Veranstaltung mit dem gewünschten Rhythmus an (vorsorglich sei hier nochmal an die oben genannte Maximalzahl von generierten Veranstaltungskalenderterminen erinnert). Sodann wandere man für jeden Einzeltermin der Reihe in den Wochenplan der Woche, in der der Einzeltermin stattfinden wird. Dieser wird dort angezeigt. Nun klicke man diesen Einzeltermin an und begebe sich in das Änderungsformular, um die nur für diesen Einzeltermin zutreffenden Angaben ein- bzw. nachzutragen (z.B. Vortragender und Vortragstitel). Das Datum ist dabei unverändert zu belassen. Abschließend klicke man wie gewohnt auf "Speichern". UnivIS wird dann nachfragen, ob nur der Einzeltermin in dieser Woche geändert werden soll oder ob auch alle nachfolgenden Termine zu ändern sind. Im beschriebenen Anwendungsfall ist natürlich die erste Alternative zu wählen.

Durch das obige Vorgehen wird aus dem generierten Termin der wiederholten Veranstaltung ein separater Einzeltermin, der danach nicht mehr mit der ursprünglichen wiederholten Veranstaltung in Verbindung steht. Daher können sich Änderungen an der wiederholten Veranstaltung hier auch nicht mehr auswirken.

Suche nach Terminen (im Datenpfleger-Zugang)

Schliesslich gibt es im Eingangsformular "Termin auswählen" der Terminverwaltung auch die Möglichkeit, nach Terminen zu suchen. Der entsprechende Knopf "Termin suchen" führt in das gleichnamige Formular, in dem zunächst wie gewohnt eine Einschränkung des Suchraums auf einen Teilbereich des Gliederungsbaumes der Universität angegeben werden kann. Darunter findet man Felder für die Spezifikation verschiedener Suchkriterien wie z.B. Veranstaltungsbezeichnung, Datum und Raum. Das Datumsfeld akzeptiert dabei Angaben der Art "11.11.2002", Uhrzeiten können im Format "19:00" angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisliste einer Suche für jeden gefundenen wiederholten Eintrag nur einen Eintrag enthält.

Zur Zeit gibt es leider noch keine Möglichkeit der Veranstaltungssuche im anonymen Zugang. Wir haben jedoch schon einen enstprechenden Ergänzungswunsch beim UnivIS-Ersteller eingebracht.

Schlussbemerkung

Wir hoffen, Ihnen mit der obigen Handreichung eine erste Hilfestellung für die Arbeit mit dem UnivIS-Veranstaltungskalender gegeben zu haben . . .

Ihre UnivIS-Projektgruppe (univis@univis.uni-kiel.de)
Erstellungsinformationen für dieses Dokument
Autor: L. Kühnel
RZ Uni Kiel, UnivIS-Projektgruppe der CAU
kuehnel@rz.uni-kiel.de
Letzte Änderung: 13.10.2017