- Erweiterte Möglichkeiten für die Spezifikation von Terminen in der Lehrveranstaltungsverwaltung  
Univis Helpdesk

 

Ab Dezember 2002 gibt es im UnivIS der CAU erweiterte Möglichkeiten für die Spezifikation von Zeiten und Orten für Lehrveranstaltungen (Lvst). So wird man bspw. auch Einzeltermine und Blockkurse auf eine Weise im UnivIS ablegen können, die eine automatische Überschneidungsprüfung hinsichtlich der Raumbelegung ermöglicht. Der vorliegende Text soll den datenpflegenden Kollegen beim Einstieg in die neue Funktionalität mit einigen begleitenden Informationen  zur Seite stehen.
 

Gliederung:

Bisherige Zeit- & Ortsangaben für Lehrveranstaltungen
Zukünftige Zeit- & Ortsangaben für Lehrveranstaltungen (ab Dez. 2002): Veranstaltungsrhythmus
Vorbesprechungstermin, erster und letzter Termin
Ausgabe im Vorlesungsverzeichnis
Überschneidungsprüfung
Zusätzliche Anzeigemöglichkeiten bei Raumplänen
Kontrollen nach der Umstellung

Bisherige Zeit- & Ortsangaben für Lehrveranstaltungen

Im UnivIS-Formular für die Eingabe von Daten zu Lehrveranstaltungen (Lvst) gibt es einen eigenen Eingabebereich für Informationen zu Zeit & Ort einer Lvst. Neben den Uhrzeiten lassen sich über entsprechende Optionsfelder Veranstaltungsräume aus der Raumliste, Wochentage und auch ein Veranstaltungsrhythmus auswählen. Bei Letzterem bestand bisher nur die Wahl zwischen"wöchentlich" und "14-tägig".  Außerdem gab und gibt es noch ein freies Textfeld für Bemerkungen zu Zeit und Ort. Dieses wurde üblicherweise dann zur Angabe der Zeiten und Orte genutzt, wenn ein von UnivIS nicht vorgesehener Veranstaltungsrhythmus vorlag, etwa bei Blockkursen oder einzelnen Terminen.

Nachteilig ist hierbei, dass Angaben im Bemerkungsfeld i.A. nicht auf die bereits im UnivIS vorhandenen Rauminformationen zurückgreifen können und dass derartige Angaben auch nicht für die automatische Überschneidungsprüfung herangezogen werden können.

Schließlich gibt es im Eingabebereich Felder für die Festlegung einer Vorbesprechung  oder eines ersten Termins mit Datum, Uhrzeit und Raumangabe. Man beachte, dass bisher entweder eine Vorbesprechung oder ein erster Termin angegeben werden konnte. In beiden Fällen ist die Angabe im Prinzip unabhängig von den regulären Zeit- und Ortsangaben zur Lvst gewesen. So wäre es z.B. bei einer DI und DO 10-12 stattfindenden Lvst möglich gewesen, als ersten Termin einen MI zu wählen.
 

Zukünftige Zeit- & Ortsangaben für Lehrveranstaltungen (ab Dez. 2002): Veranstaltungsrhythmus

Ab Dezember 2002 wird UnivIS neue Eingabefelder für Zeitangaben bereitstellen, die von den bisherigen Rhythmen (wöchentl., 14-tägig) abweichen. Damit können z.B. auch 3-wöchig stattfindende Termine, Blockkurse oder auch Einzeltermine im Rahmen einer automatischen Überschneidungsprüfung durch UnivIS berücksichtigt werden. Eine Ablage derartiger Zeitinformationen sollte dann auch nicht mehr im Bemerkungsfeld erfolgen.

Zukünftig wird der obere Teil des Eingabebereichs für Zeit und Ort einer Lehrveranstaltung standardmäßig wie folgt aussehen:

Die Optionsfelder für die Ortsangaben, die Eingabefelder für die Uhrzeiten sowie die Knöpfe "Freier Raum", "Neue Räume aufnehmen", "Zusätzliche Termine" haben das gewohnte Aussehen und die bekannte Funktionalität Die Optionsfelder für die Angabe der Wochentage sind im Vergleich zum bisherigen Formular etwas näher an die Rhythmus-Angabe herangerückt, da eine Änderung des Rhythmus i.A. auch die Sinnhaftigkeit einer Wochentagsangabe berührt. Standardmäßig ist der Rhythmus "wöchentlich" eingestellt. Will man dieses ändern, so klickt man jeweils auf den mit "Ändern" beschrifteten Knopf. Es kommt dann das folgende Formular zum Vorschein (wenn man auf den "Ändern"-Knopf der ersten Terminzeile klickt, ansonsten liefert der Knopf der n-ten Terminzeile die Überschrift "Wiederholung von Termin n editieren"):

Hier hat man nun die Möglichkeit, einen abweichenden Rhythmus anzugeben, voreingestellt ist ein wöchentlicher Rhythmus. Man beachte, dass nur eine der angebotenen Varianten "Einzeltermin / Blocktermin / täglich / wöchentlich / monatlich" angewählt werden kann. Die ersten beiden Alternativen betreffen die Spezifikation von Einzel- und Blockterminen. Hier muss man über die "Ändern"-Buttons die entsprechenden Termine setzen (bei Blockterminen ist ein Start- und ein Endtermin erforderlich; überdeckt der Blocktermin mehrere Tage, so geht UnivIS für die zwischen Start- und Endtag liegenden Tage im Raumplan von der Belegungszeit 6 bis 22 Uhr aus). Der sich in diesem Fall anschließende Änderungsdialog gestaltet sich wie vom Veranstaltungskalender her bereits bekannt über ein Auswahlformular der folgenden Gestalt:

Der jeweils gewünschte Tag kann durch Anklicken des zugehörigen Buttons ausgewählt werden. Beachten Sie bitte, dass die von Ihnen gesetzten Termine dem jeweils eingestellten Semester zugeordnet werden. Sie könnten hier also theoretisch auch Termine setzen, die im Zeitraum des vorangegangenen Semesters liegen. Diese würden aber insbes. nicht für die Überschneidungsprüfung und die Raumplananzeige des vorangegangenen Semesters herangezogen werden.

Die dann anschließenden Alternativen im Formular "Wiederholung von Termin n editieren" betreffen einen Tages-/Wochen-/Monatsrhythmus während der Vorlesungszeit des eingestellten Semesters. Die Bedeutung der zugehörigen Eingabefelder dürfte selbsterklärend sein. Verlassen Sie das Formular "Wiederholung von Termin n editieren" dann bitte über den Knopf " Speichern". Hätte man im obigen Formular bspw. die Spezifikation "wöchentlich, alle 4 Wochen, dienstags" untergebracht, so würde sich die Anzeige des Formulars für die Lvst-Eingabe wie folgt ändern:

Die Spezifikation einees Blockkurses liefert z.B. die folgende Ausgabe:

Man beachte, dass über eine Nutzung mehrer Zeilen ("Zusätzliche Termine") im Lvst-Formular auch Kombinationen unterschiedlicher Rhythmen gewählt werden können.
 

Vorbesprechungstermin, erster und letzter Termin


Nun zum unteren Teil des Eingabebereichs für Zeit und Ort im Lvst-Formular. Dieser Teil hat die folgende Gestalt:






Hier dreht es sich zunächst um die Angabe von abweichenden Start- und Endterminen. Die im
Formular "Wiederholung von Termin n editieren" enthaltenen Alternativen "täglich / wöchentlich / monatlich" beziehen sich auf den Vorlesungszeitraum des angewählten Semesters. Hieraus ergeben sich die konkreten Termine für den Beginn und das Ende der Lvst. Soll hiervon abgewichen werden, so bediene man sich der mit der Aufschrift "Setzen" versehenen Buttons für den ersten und letzten Termin.
Man beachte jedoch, dass durch die abweichenden Angaben immer nur Termine des zuvor festgelegten Rhythmus als erste und letzte Termine zur Wirkung gelangen.

Im Unterschied zu den bisherigen Möglichkeiten kann man nun auch zusätzlich einen vollkommen separaten Termin für eine Vorbesprechung bekanntgeben. Dieser muss sich nicht nach dem angewählten Veranstaltungsrhythmus richten. Im ersten Feld wählt man einen Vorbesprechungsort, in den nachfolgenden Feldern Uhrzeiten und über den Knopf "Setzen" ein Vorbesprechungsdatum aus.
Durch Nutzung der beschriebenen Auswahlmöglichkeiten könnte es dann zur folgenden Ausgabe im Lvst-Formular kommen:

Wurde ein Datum gesetzt, so ändern die Knöpfe ihre Beschriftung zu "Ändern". Sowohl bei "Setzen" als auch bei "Ändern" gelangt man in das bereits oben dargestellte Auswahlformular für ein Datum. Soll eine zuvor durchgeführte Auswahl komplett gelöscht werden, so klicke man zunächst auf "Ändern" und wähle dann im Formular für die Auswahl eines Datums den Knopf "Kein Datum wählen".

Soweit zu den Änderungen im Eingabeformular für Lvst-Daten. Bei derartigen Eingabemöglichkeiten für Zeit und Ort taucht gelegentlich die Frage nach den konkreten Terminen der Lvst auf. Diese lassen sich über einen neuen Knopf in den Änderungsmasken für Lvst überprüfen: Ausgehend vom in der Lehrveranstaltungsverwaltung angezeigten Katalog der eigenen Lvst wähle man die fragliche Lvst wie üblich durch Anklicken aus. Es zeigt sich sodann etwa die folgende Ausgabe:

Über die Anwahl des neuen Buttons "Termine" gelangt man dann zur Ausgabe der konkreten Veranstaltungstermine:


Ausgabe im Vorlesungsverzeichnis


In der Ausgabe des anonymen Zugangs zum Vorlesungsverzeichnis erhält man bei Nutzung der neuen Spezifikationsmöglichkeiten für Termine eine Anzeige der folgenden Art:

oder auch


Überschneidungsprüfung

Die beschriebenen neuen Eingabemöglichkeiten setzen UnivIS in den Stand, auch bei von den üblichen Rhythmen abweichenden Veranstaltungen eine automatische Überschneidungsprüfung durchführen zu können.

Man beachte, dass sich die Überschneidungsprüfung nicht nur auf die Lvst erstreckt, sondern auch die Termine der Terminverwaltung (z.B. die Termine des Veranstaltungskalenders) erfasst. D.h.: wenn eine räumliche Überschneidung zwischen einem Veranstaltungskalendertermin und einer Lvst auftritt, wird eine Warnmeldung ausgegeben.
 

Zusätzliche Anzeigemöglichkeiten bei Raumplänen

Vor dem Hintergrund der neuen Spezifikationsmöglichkeiten für Termine wurden auch in der Anzeige von Raumplänen neue Darstellungsoptionen geschaffen. Im Wesentlichen besteht die Auswahl zwischen der Anzeige des Wochenplans einer konkreten Kalenderwoche, der Anzeige eines Semesterplans der gesamten Vorlesungszeit und der Anzeige eines Semesterferienplans. Wie die nachfolgende Abbildung zeigt, befindet man sich zunächst in der Anzeige des Wochenplans der ersten Kalenderwoche des eingestellten Semesters:

Rechts oben wird die gewählte Kalenderwoche angezeigt. Wie aus der Terminverwaltung bekannt (siehe auch   Auswahl eines Datums ) kann man hier über die üblichen Mechanismen zu einer beliebigen Kalenderwoche springen. In dieser Anzeigeform findet man im Tabellenkopf des Wochenplans auch immer die konkreten Datumsangaben zu den angezeigten Tagen. Will man nun zu einer anderen Anzeigeform wechseln, so wähle man aus dem in der obigen Abb. markierten Optionsfeld unter der Tabelle rechts neben dem Button "Anzeige" den entsprechenden Terminanzeigemodus aus und klicke dann auf "Anzeige". Das Optionsfeld bietet die folgenden Alternativen an:

Kontrollen nach der Umstellung

Die Einführung der beschriebenen flexiblen Terminvergabe für Lehrveranstaltungen erfordert eine aufwendige Umstellung der UnivIS-Lehrveranstaltungsdatenbank. Bei diesem von zentraler Seite aus durchgeführten Umstellungsprozess ist zu berücksichtigen, dass sich die früher eingegebenen Daten zu ersten Terminen nicht an den eigentlichen Veranstaltungsrhythmus der Lvst halten mussten, d.h.: ein erster Termin konnte auf einem MI liegen, obwohl die Lvst regelmäßig wöchentlich am DI und DO stattfindet.

Bei derartig abweichenden  ersten Terminen fügt der UnivIS-Umstellungsmechanismus i.d.R. zusätzlich zu den regulären Zeit- und Ortsdaten einen entsprechenden Einzeltermin ein. Gelegentlich kann dies zu einer suboptimalen "Optik" der Lvst in den Anzeigen des anonymen UnivIS-Zugangs führen.Wir empfehlen Ihnen daher, die Anzeige derartiger Lvst nach dem durchgeführten Umstellungsprozess zu kontrollieren und ggfs. manuell Nachbesserungen anzubringen.
 
 

Das war's!

Wir hoffen, Ihnen hiermit eine hilfreiche Handreichung zur Nutzung der neuen UnivIS-Funktionalität geliefert zu haben.

Ihre UnivIS-Projektgruppe!


Erstellungsinformationen für dieses Dokument
Autor:

L. Kühnel
RZ Uni-Kiel

Letzte Änderung: 18.02.2003