- Rundschreiben

Ausfuehrungen zu den UnivIS-Datenbanken, insbes. auch zur
Verlinkung" von Datenbanken]

Moin, Moin, liebe UnivISsende,

Ihnen ist moeglicherweise schon aufgefallen, dass wir in den letzten
Tagen einige Aenderungen und Ergaenzungen an den Semestereinstellungen
vorgenommen haben. Zu erwaehnen sind im Einzelnen die folgenden Punkte:

(1) Als Standardeinstiegssemester fuer den anonymen Zugang wurde das
SS2001 eingestellt.

(2) Wir haben das SS2002 neu in die UnivIS-Konfiguration eingebaut.
Sie koennen es wie ueblich ueber den "Semester"-Link ganz
oben im Hauptmenue anwaehlen.
Das SS2002 hat im UnivIS z.Zt. lediglich einen eigenen Datenbestand
fuer die Vorlesungen. Alle anderen Info-Kategorien (z.B. Personen-
und Organisationsdaten) sind mit dem Datenbestand des SS2001
verlinkt. (Erlaeuterungen dazu: s.u.)

(3) Die UnivIS-Datenbanken fuer das SS2001 wurden von den Datenbanken des
WS2000/2001 getrennt.
Das SS2001 hat jetzt somit einen vom WS2000/2001 unabhaengigen
Datenbestand. (Erlaeuterungen dazu: s.u.)

(4) Die UnivIS-Datenbanken des SS2001 sind Grundlage fuer die
Praesentation der Daten des WS2001/2002 und des SS2002.
D.h.: die Personen-, Organisations-, Raum- und
Vorlesungsueberschriftendaten der beiden letztgenannten Semester
sind mit den Daten des SS2001 identisch.

_Wichtig_:
Aendern Sie _derartige_ Daten in einem der drei Semester SS2001,
WS2001/2002, SS2002, so wirkt sich diese Aenderung auch direkt auf die
anderen beiden Semester aus. (Fuer Vorlesungsdaten trifft das nicht zu!)

Bitte beachten Sie, dass dies jetzt auch fuer die
Vorlesungsueberschriften gilt. Traditionell gab es hier eine
Verlinkung von Wintersemester zu Wintersemester und von Sommersemester
zu Sommersemester. Bei einer Inspektion der Ueberschriften des
SS2001 haben wir jedoch festgestellt, dass es (bis auf ein Kapitel bzw.
bis auf eine Fakultaet) so gut wie keine WS/SS-Spezifika zu geben
scheint, so dass jetzt eine Verlinkung der Ueberschriften zwischen
direkten Folgesemestern eingebaut wurde.



** Grundsaetzliches **

Da im Zusammenhang mit den oben verwendeten Begriffen immer wieder Fragen
auftauchen, moechte ich Sie an dieser Stelle mit einigen weitergehenden
Erlaeuterungen zum zugrundeliegenden Prinzip belaestigen . . . Alsdann . . .


Die durch UnivIS praesentierten Daten werden in einigen separaten
Datenbanken vorgehalten. Hierbei handelt es sich u.a. um die folgenden
Datenbestaende:

- Lecture Lehrveranstaltungsdaten
- Org Daten zu institutionellen Einheiten, z.B. auch "Funktionen"
- Person Personendaten
- Room Raumdaten
- Title Ueberschriften bei den Lehrveranstaltungsankuendigungen

Im Prinzip kann jedes Semester einen eigenen Satz dieser Datenbanken
besitzen. So liegen dann bspw. die Lehrveranstaltungsdaten fuer das SS2001
in der Lecture-Datenbank des SS2001.

Nun bietet das UnivIS aber auch die Moeglichkeit, eine Datenbank eines
Semesters A mit der zugehoerigen Datenbank eines anderen Semesters B zu
"verlinken" (erlauben Sie mir bitte die Verwendung dieses nicht im Duden
stehenden Begriffs). Damit sind die entsprechenden Datenbestaende der
Semester A und B identisch. Aendert man den Datenbestand des Semesters A,
so aendert man auch gleichzeitig den Datenbestand des Semesters B und
umgekehrt. Wohlgemerkt geschieht dies auf der Ebene der verschiedenen
Datenbanken. D.h. man kann fuer einige Datenbanken eines Semesters wie
z.B. Org und Person des WS2001/2002 eine Verlinkung vornehmen, fuer
andere (z.B. Lecture) aber einen eigenen Datenbestand fuehren. Ausserdem
koennen verschiedene Datenbanken eines Semesters mit den zugehoerigen
Datenbanken unterschiedlicher Semester verlinkt werden.

Man muss sich also jeweils zwischen den Alternativen "Eigenen Datenbestand
fuehren" und "Verlinkung mit einem anderen Semester" entscheiden.

Der Vorteil eines eigenen, semesterspezifischen Datenbestands besteht
darin, dass man sich nur auf einzelne Semester beziehende Daten sehr gut
und auch im Voraus einpflegen kann. Bsp.: Scheidet eine Person mit
Ablauf des gegenwaertigen Semesters aus, so begibt man sich als
Datenpfleger in das naechste Semester und loescht die Person einfach
aus dem zukuenftig gueltigen Datenbestand.

Nachteilig ist aber, dass sich nicht nur auf ein
einzelnes Semester beziehende Daten in allen semesterspezifischen
Datenbanken einzeln gepflegt werden muessen. So waeren Namens- und
Telefonnummernaenderungen sowohl in der aktuellen Datenbank als auch in
den Datenbanken der Zukunftssemester separat und konsistent
einzubringen.

Hat man dagegen eine entsprechende Verlinkung aufgebaut, muss eine
derartige Aenderung nur einmal im aktuellen Semester eingepflegt werden
und ist damit dann auch gleich fuer die Zukunfssemester praesent.

Die Erfahrung zeigt, dass nach einer Einschwingphase die meisten
Aenderungen eine mittel- bis langfristige Gueltigkeit besitzen.
Daher besteht eine starke Tendenz zur Verwendung der
Verlinkung, insbes. um den Pflegeaufwand zu reduzieren.
Benoetigt man doch einmal einen nur kurzfristig gueltigen Eintrag,
so gibt es i.A. auch in einer Verlinkungskonstellation akzeptable
Loesungsansaetze (entspr. Verwendung von nachgestellten Titeln in der
Personenverwaltung u.Ae.).

Eine gewisse Sonderrolle koennen die Vorlesungsueberschriften
spielen. So ist es i.A. nicht unueblich, dass die Ueberschriftenbaeume
von WS und SS sehr unterschiedlich ausfallen. Vor diesem Hintergrund
gab es auch bei uns bisher eine Verlinkung der Ueberschriften eines
WS mit denen des naechsten WS, und der Ueberschriften des SS mit denen
des naechsten SS. In diesem Fall hat man es also mit zwei
verschiedenen Ueberschriftensaetzen zu tun. Diese Trennung ist u.E.
aber nur dann sinnvoll, wenn sich die WS- und SS-Ueberschriftensaetze
signifikant unterscheiden. Eine Betrachtung der Ueberschriften des
SS2001 zeigt, dass bei uns scheinbar so gut wie keine WS/SS-Spezifika
in den Ueberschriftenbaeumen vorhanden sind. Daher haben wir uns
auch hier im Interesse der Reduktion des Pflegeaufwands dazu entschieden,
eine Verlinkung der Ueberschriften des SS2002 _und_ des WS2001/2002 mit denen
des SS2001 vorzunehmen.


Ist die Vorlesungszeit eines Semesters abgelaufen, so wird die Verlinkung
der Datenbestaende der Zukunftssemester mit denen des gerade abgelaufenen
Semesters beendet und der letzte aktuelle Datenbestand des alten
Semesters wird zum Startdatenbestand der nun eigenen Datenbanken des
naechstfolgenden Semesters. Die Datenbanken der danach folgenden weiteren
Semester erfahren schliesslich eine Verlinkung mit dem Datenbestand
des neuen Semesters.


In der Hoffnung, ein wenig Licht in die Angelegenheit gebracht
zu haben . . .

Schoene Gruesse aus dem RZ der CAU!

Lars Kuehnel
--
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