Änderungsmeldung für Personal in der Zentralen Verwaltung
(Einstellung, Ausscheiden, Umsetzung, Namensänderung, räumliche Veränderung etc.)

Wir erledigen für Sie:

Mit dem Ausfüllen und Abschicken dieses Online-Formulars werden folgende Leistungen durch das Team der „Inneren Dienste“ erbracht bzw. in die Wege geleitet. Sie brauchen sich um nichts weiter zu kümmern.

1. Wir informieren folgende Kolleg*innen/Bereiche über die Personaländerung, wodurch dann die dahinterstehenden Aufgaben erledigt werden:

• R 33 a/Sachgebiet Infrastrukturelles Gebäudemanagement, Flächenmanagement und Veranstaltungsmanagement: hier werden die Räume vergeben bzw. Raumlisten geführt. Falls erforderlich, werden Beschilderungen (wie z. B. im EG des Hochhauses) angepasst/erneuert.
• R 33 PO/Poststelle: wichtig für die Verteilung der Post
• R 1 BO c/Allgemeine personal- und tarifrechtliche Angelegenheiten – Zeiterfassung: hier wird ein Zeitkonto für die entsprechende Person neu angelegt oder entsprechend geändert.
• PC-Support der Zentralen Verwaltung: die Kolleg*innen des PC-Support kümmern sich sowohl um die Hard- und Software-Ausstattung des Arbeitsplatzes (PC, Monitor und sonstiges Zubehör) als auch um die Einrichtung der gewünschten E-Mail-Adresse.
• R 353 ZSV/Zentrale Schließanlagenverwaltung: zuständig für die Verwaltung, Ausgabe und Rücknahme von Dienstschlüsseln und Transpondern.
• VorK/Vorzimmer der Kanzlerin: Neue Kolleg*innen erhalten eine Begrüßungsmail der Kanzlerin.
   

2. Das Rechenzentrum erhält von uns einen Telefonauftrag. Je nach Personaländerung wird dann ein neuer Telefonanschluss eingerichtet, ein bestehender einer anderen Person zugeordnet, räumlich verlegt oder gelöscht. Darüber hinaus wird das Telefonverzeichnis des Rechenzentrums aktualisiert.
    

3. In der Kopfbogendatenbank wird ein Eintrag ergänzt (bei Einstellung) bzw. gelöscht (bei Ausscheiden). Aus dieser Datenbank werden die individuellen Word-Kopfbögen der Mitarbeiter*innen erstellt.
    

4. Sofern erforderlich, wird das Organigramm geändert.
    

5. Die sogenannte Tel_Mail-Liste, die alle Mitarbeitenden der Zentralen Verwaltung namentlich aufführt, wird aktualisiert (Tel_Mail-Liste nach Namen, nach Einrichtungen).
    

6. Der UnivIS-Eintrag wird erstellt/aktualisiert/gelöscht. Bitte bei Neueinstellung möglichst umgehend die Einverständniserklärung zur Veröffentlichung von dienstlichen Daten unterschreiben lassen und an unser Team senden. Vorher kann keine Abbildung der Person im UnivIS und auf anderen Webseiten erfolgen! Beachten Sie bitte, dass Sie auch auf den Webseiten Ihrer Abteilungen ohne das Einverständnis der Betroffenen keine Namen veröffentichen dürfen!
    

7. Die Adress-Datenbank CAS wird aktualisiert.
    

8. Im Intranet der CAU erscheinen monatlich die „Personalinformationen aus der Zentralen Verwaltung“ (Zugriff nur CAU-intern). Diese Beiträge werden von unserem Team erstellt und an die Stabsstelle Presse, Kommunikation und Marketing weitergeleitet. Bei Neueinstellungen sind Fotos und Informationen zur Tätigkeit sehr willkommen!
    
9. Mitarbeiter*innen, die in CAP 4 und CAP 5 arbeiten, erhalten von uns Türschilder, die bei Änderung z. B. des Namens, des Laufzeichens, der Kolleg*innen im Raum u. ä. jeweils erneuert werden. Auch die Orientierungshilfen (Übersicht der Raumbesetzung in den Fluren) werden regelmäßig entsprechend aktualisiert.
    

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an inneredienste@uv.uni-kiel.de. Bitte schreiben Sie nicht die einzelnen Sachbearbeiter*innen an, da ansonsten keine zeitnahe Bearbeitung gewährleistet werden kann.

Bitte überprüfen Sie die Richtigkeit Ihrer Eintragungen. Unvollständige Angaben können nicht bearbeitet werden, fehlerhafte führen zu falschen Bezeichnungen in den Medien.