- Rundschreiben

Kiel, 28.11.2003

Druck des VV fuer das Sommersemester 2004

Liebe UnivISende,

die Druckversion des Vorlesungsverzeichnisses (VV) für das Sommersemester 2004 soll wie gewohnt wieder über das UnivIS-Programm erstellt werden. Zu diesem Zwecke müssen alle relevanten Daten in das Programm eingegeben bzw. aktualisiert werden.

Das Personal-und Einrichtungsverzeichnis soll in gedruckter Form erst wieder zum Wintersemester 2004/2005 aufgelegt werden. Da bis dahin folglich keine aktualisierte Druckversion vorliegen wird, ist es von besonderer Wichtigkeit, die Daten in der Online- Version, d.h. in UnivIS, aktuell zu halten. Wir bitten daher alle Datenpfleger, abgesehen von der ohnehin vorzunehmenden ständigen Aktualisierung der Einrichtungs-und Personendaten diese Daten spätestens zu den unten angebenen Terminen sorgfältig zu überprüfen und ggfs. zu aktualisieren.

Es wird darum gebeten, bei der Eingabe die folgenden Hinweise zu beachten:

1. Fristen und Termine
2. Zum Personal-und Einrichtungsverzeichnis
3. Zum Vorlesungsverzeichnis
4. Zu den Raumbelegungsinformationen
5. Zentrale Hörsaalvergabe - Hörsaalbedarfsanmeldungen
6. Semestereinstellungen im UnivIS
7. Handbuch, FAQ
8. UnivIS-Schulung - kurzfristige Anmeldungen möglich!
9. Informationen und Inhalte aus UnivIS in verschiedenen Webseiten

1. Fristen und Termine

Vorbehaltlich vorgezogener Fristsetzungen durch die Dekanate ist die Eingabe der Grunddaten (Personen und Lehrveranstaltungen ggfs. noch ohne Rauminformationen) spätestens Donnerstag, 15. Januar 2004 abzuschließen.

Ihre Hörsaalbedarfsanmeldungen für das Sommersemester wollen Sie bitte schriftlich - ebenfalls bis zum 15. Januar 2004 - an Frau Kielhorn, Dezernat 180n senden. Hierzu finden Sie unter Punkt 5 weitere Einzelheiten.

Bis zum 02. Februar 2004 sind sodann ggfs. Importe der Lehrveranstaltungen durchzuführen und von den zuständigen Stellen,
insbesondere den Dekanaten, die erforderlichen Kontrollen auf Vollständigkeit und Korrektheit vorzunehmen.

Ferner sind ggfs. bis zu diesem Termin die verfügbaren Raumbelegungsinformationen zu zentral verwalteten Räumen, von den
Einrichtungen in den Lehrveranstaltungsankündigungen nachzutragen.


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Achtung: Informationen, die nach Montag, dem 02. Februar 2004 eingetragen werden, können im Druckwerk nicht berücksichtigt werden.
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2. Zum Personal-und Einrichtungsverzeichnis

Es sei nochmals darauf hingewiesen, daß die alleinige Eintragung einer Person in der UnivIS-Personenverwaltung nicht automatisch zur Berücksichtigung der Person im UnivIS-Personal-und Einrichtungsverzeichnis führt. Hierfür ist vielmehr die Erwähnung der Person unter einer passenden Funktion in der Institutionenverwaltung und eine Veröffentlichungsfreigabe erforderlich.

Die UnivIS-Daten zu einer Person dürfen nur dann zur weltweiten Veröffentlichung freigegeben werden, wenn eine von der Person unterzeichnete Einverständniserklärung vorliegt oder wenn die dienstliche Erreichbarkeit der Person fuer die Funktion der Universitaet notwendig ist. Die Entscheidung über das Vorliegen der letztgenannten Voraussetzung liegt n i c h t bei den einzelnen Datenpflegern, sondern bei den Fakultätsleitungen bzw. bei der Hochschulleitung

Das entsprechende Formular ist im WWW über die Adresse http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/#dserkl abrufbar. Die unterschriebenen Formulare sollen dezentral vor Ort, also bei den datenpflegenden Stellen selbst, archiviert werden.

3. Zum Vorlesungsverzeichnis

Da durch die bisher getätigten Eingaben bereits eine erhebliche Anzahl von Lehrveranstaltungen im System vorhanden ist, sei auf die vom UnivIS angebotene Funktionalität der Übernahme von Veranstaltungen aus alten in neue Semester hingewiesen. Die für das alte Semester vergebenen Vorlesungsnummern werden dabei soweit möglich übernommen, wobei die Nummern des neuen Semesters nicht sofort, sondern erst nach einem expliziten Nummerierungsdurchläufen (s.u.) erscheinen. Je früher die Vorlesungen dabei in das neue Semester übernommen werden, desto wahrscheinlicher ist es, daß dabei die alte Nummer erneut vergeben wird.

Studierende haben der Projektgruppe gegenüber den dringenden Wunsch geäußert, daß wenn möglich die Anfangs- bzw.
Vorbesprechungstermine zu den jeweiligen Lehrveranstaltungen (über die für diese Angaben vorgesehenen Spezialfelder am Ende des Abschnitts "Zeit und Ort") eingegeben werden sollten.

Auf die Möglichkeit, Lehrveranstaltungen anderer Einrichtungen in die eigenen Studienangebote "einzubauen", sei noch einmal
ausdrücklich hingewiesen: Es ist in UnivIS insbesondere möglich, von anderen Einrichtungen angekündigte Veranstaltungen auch im eigenen Veranstaltungsangebot erscheinen zu lassen. Dies geschieht in Form von sog. Importen und Beteiligungen. Nachdem die Lehrveranstaltung von der anderen Einrichtung eingegeben wurde (s. dazu oben unter Fristen), nimmt die importierende (bzw. sich beteiligende) Einrichtung sodann den Import/die Beteiligung selbst vor. Importe erhalten eine eigene Einordnung unter eineÜ berschrift, Beteiligungen dagegen nicht. Genauere Infos dazu findet man im UnivIS-Benutzerhandbuch (http://univis.uni-kiel.de/userman.pdf, Abschnitt 5.7 Lehrveranstaltung importieren; Beteiligung darstellen).

Ferner wird darum gebeten, von den Mechanismen Gebrauch zu machen, die Lehrveranstaltungen für die "allgemeinen"
Kapitelüberschriften - Lehrangebot für Hörer/-innen aller Fakultäten, Sprachkurse für Hörer/-innen aller Fakultäten (in beiden
Fällen Markierung über zugehörige Knöpfchen unter "Teilnehmerkreis", Sprachkurs-Knöpfchen nur in der PhilFak) sowie
Ringvorlesungen (Markierung über einen zugehörigen "Typ der Lehrveranstaltung") - zu kennzeichnen, damit diese dann von zentraler Stelle zusammengeführt werden können. Es werden nur diejenigen Veranstaltungen unter den genannten allgemeinen Überschriften erscheinen, die im UnivIS von den Datenpflegern mit den entsprechenden Mechanismen gekennzeichnet wurden.
Die Graduiertenkollegs, die Zentralen Einrichtungen und die nicht formal institutionalisierten Zentren werden gebeten, ihre
Lehrveranstaltungsinformationen in die dafür vorgesehenen Kapitel - Lehrangebot der Graduiertenkollegs und Lehrangebot der
Zentren - einzugeben.

Das Kursangebot der Abtlg. Deutsch als Fremdsprache des ZFIM ist in den Pfad Deutsch als Fremdsprache einzugeben.
Da bei den vergangenen Semestern leider nicht durchgehend Raumbelegungsinformationen zu den Lehrveranstaltungen eingegeben waren, wird an dieser Stelle dringend darum gebeten, auch diese Informationen, sobald sie vorliegen, in UnivIS einzugeben, um den Studierenden die Orientierung zu ermöglichen (siehe dazu auch die folgenden Hinweise).

4. Zu den Raumbelegungsinformationen

Es wird nochmals darauf hingewiesen, daß jeder Veranstaltungsraum nur einmal in UnivIS angelegt werden darf, insbesondere um Doppeleingaben und damit mögliche Inkonsistenzen zu vermeiden und eine Vollständigkeit der Informationen (z.B. für die
automatisierte Überschneidungsprüfung) zu erreichen. In der Regel sind die Veranstaltungsräume in UnivIS durch die jeweiligen
Raumverantwortlichen bereits angelegt worden bzw. noch anzulegen. Sofern Sie einen Raum suchen, können Sie z.B. die festgelegten Raumkurzbezeichnungen als Suchkriterium verwenden.

Informationen zu den verwendeten Raumkurzbezeichnungen finden Sie unter http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/raumkurzbez.html

Es ist festzustellen, daß es leider bereits an einigen Stellen zu Mehrfacheintragungen von Räumen gekommen ist. Die Datenpfleger werden gebeten, soweit ihnen bekannt ist, wer Raumverantwortlicher ist, den von dieser Person eingetragenen Raum auszuwählen. Die Projektgruppe bereinigt regelmäßig die Mehrfacheintragungen von Räumen.

Die zentral verwalteten Räume (z.B. im Audimax, jetzt neu auch Räume der ehemaligen EWF) sind in UnivIS der Institution
" Haushaltsdezernat (Dezernat 180)" zugeordnet. Dementsprechend liegt dort auch die Raumverantwortung. Eine Belegung eines zentral verwalteten Raumes darf erst nach formaler Zuweisung durch Frau Kielhorn (Dez. 180n, E-Mail: ckielhorn@uv.uni-kiel.de, Tel: - 3693) bei der entsprechenden Veranstaltungsankündigung eingetragen werden.

Die Eintragung der Raumbelegung ins UnivIS soll aber durch die dezentralen Datenpfleger selbst erfolgen.

5. Zentrale Hörsaalvergabe - Hörsaalbedarfsanmeldungen

Ihre Hörsaalbedarfsanmeldungen für das Sommersemester sollten Sie bitte schriftlich - ebenfalls bis zum 15. Januar 2004 - an Frau Kielhorn, Dezernat 180n senden.

Vorbereitete Formulare zur Hörsaalanmeldung finden Sie jeweils im Word (*.doc), RichTextFormat (*.rtf) und Acrobat Reader (*.pdf) Format unter: http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/internhilfe/index.html#rauminfos
Fragen zur Nutzung der Formulare richten Sie bitte an Frau Kielhorn.

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Frau Kielhorn richtet die Bitte an Sie, diese Information an alle Mitarbeiter Ihres Institutes weiterzuleiten, da eine weitere
Aufforderung zur Abgabe des Hörsaalbedarfes nicht erfolgt.
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Beachten Sie bitte, daß Ihre Hörsaalbedarfsanmeldungen ab sofort auch bereits die Nummern der jeweiligen Lehrveranstaltungen enthalten müssen. Die Nummern werden vom UnivIS-System in automatisierter Weise generiert und erscheinen dort in der Regel in kurzem zeitlichen Abstand (geplant ist: nächster Tag) nach der Eingabe/Übernahme der Lehrveranstaltungen in das neue Semester.
Voraussichtlich wird zum Wintersemester 2004/2005 mit einem neuen Raumerfassungsprogramm gearbeitet, bei dem die
Lehrveranstaltungsdaten jeweils direkt aus UnivIS verarbeitet werden.

Praktisch bedeutet das für Sie, daß Sie -bevor Ihnen von der zentralen Hörsaalvergabe ein Raum zugewiesen werden kann-zunächst im UnivIS mit der Eingabe der Lehrveranstaltung beginnen müssen. In diesem ersten Eingabeschritt lassen Sie die Angabe zum Veranstaltungsraum noch unbelegt. Der so begonnenen Lehrveranstaltung wird dann vom UnivIS System eine Vorlesungsnummer zugewiesen. Diese sechs-stellige Vorlesungsnummer ist dann im Formular für die Hörsaalbedarfsanmeldung zu verwenden. Nach Raumzuweisung ergänzen Sie bitte im UnivIS die Raumbelegungsinformationen.

6. Semestereinstellungen im UnivIS

Im Hinblick auf die Dateneingabe für das SoSe 2004 werden die früheren Ausführungen zur Verlinkung der UnivIS-Datenbestände wieder relevant. Die diesbezüglichen grundsätzlichen Erläuterungen stehen Ihnen unter http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/rundschreiben/20010302.html#grundsaetzliches zur Verfügung. An dieser Stelle in Kürze: Zum SoSe 2004 gibt es im UnivIS z.Zt. lediglich z w e i eigenständige, d.h. nicht verlinkte Datenbanken, und zwar für die Lehrveranstaltungen und Überschriften. Alle sonstigen Daten dieses Semesters sind mit den Datenbanken des WS 2003/2004 verlinkt. So werden sich z.B. Personeneingaben im SoSe 2004 auch direkt auf das WS 2003/2004 auswirken.
Mit Beginn der neuen Eingabephase wird das Standardeinstiegssemester für den REGISTRIERTEN UnivIS-Zugang (erreichbar über das Knöpfchen "Daten ändern" im UnivIS-Hauptmenü) zum 28. November 2003 auf das SoSe 2004 umgestellt.

7. Handbuch, FAQ

Eine PDF-Version des UnivIS-Handbuchs (Stand: 28.11.2002) findet man unter http://univis.uni-kiel.de/userman.pdf

Eine Liste von Fragen und Antworten (FAQ) zum Datenpfleger-Umgang mit UnivIS finden Sie unter http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/internhilfe/faq.html

8. UnivIS-Schulung - kurzfristige Anmeldungen möglich!

Das Rechenzentrum bietet einen einführenden Kurs zur UnivIS-Datenpflege an. Dieser wird am 02. und 03.12.2003 stattfinden.
Informationen: http://univis.uni-kiel.de/prg?search=lectures&sem=2003w&name=univis&noimports=1
Es ist eine Anmeldung über http://www.uni-kiel.de/cgi-bin/kursanmeldungsmaske_2003w.pl erforderlich.
Es besteht hierbei auch die Möglichkeit der kurzfristigen Anmeldung und Teilnahme. Weisen Sie bitte interessierte Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls an der UnivIS Datenpflege beteiligt sind, darauf hin.

9. Informationen und Inhalte aus UnivIS in verschiedenen Webseiten

Zunehmend werden Informationen und Inhalte aus UnivIS in verschiedenen Webseiten weiterverwendet. Dabei werden Informationen z.B. zu Personen, Lehrveranstaltungen, Einrichtungen und Räumen aus UnivIS abgerufen und dann in die Webseiten der einzelnen Einrichtungen integriert. Nach außen ist es für einen Besucher dabei kaum zu erkennen, daß zumeist ein Großteil der Informationen aus UnivIS kommt.

Als Beispiele mit Daten aus UnivIS seien hier auszugsweise erwähnt:
- Homepage der CAU (http://www.uni-kiel.de)
- Philosophische Fakultät (http://www.uni-kiel.de/fakultas/philosophie)
- Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät (http://www.uni-kiel.de/fakultas/mathnat/)
- Rechtswissenschaftliche Fakultät (http://www.uni-kiel.de/fakultas/jura)

UnivIS kann dabei einen großen Vorteil nutzen: die zeit-und ortsnahe Dateneingabe durch Sie als Datenpflegerin oder Datenpfleger.
Ohne daß es Ihnen wahrscheinlich meistens bewusst ist, halten Sie somit auch so manche Webseite auf einem aktuellen Stand!

Informationen zur Integration von Daten aus UnivIS in Webseiten sind bei Interesse nachzulesen unter:
- http://www.uni-kiel.de/univis-kiel-misc/prg/index.htm
- http://www.uni-kiel.de/fakultas/internutz/

Mit freundlichen Grüßen
im Auftrag
Susanne Witt/UnivIS-Projektgruppe


P.S:
Diese Rundmail wird an alle UnivIS Datenpfleger versendet, deren E-Mail Adresse im Datenpfleger-Datensatz (via
" Benutzerverwaltung") eingetragen ist. Es reicht zum Empfang der E-Mail _nicht_ aus, daß eine E-Mail im Personendatensatz (via" Personenverwaltung") eingetragen ist. Bei Änderung der persönlichen E-Mail Adresse möge auch daran gedacht werden, diese in der Benutzerverwaltung ändern zu lassen.